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近年、IT企業やプロジェクトで設置する機会が増え、フリーランスの需要もある職種、組織、立場にPMOがありますが、どのような役割があるのでしょうか。本記事では、企業のPMO導入の必要性、職種や業種別の業務内容、重要なスキルなどを紹介します。
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目次
「PMOって、どんなことをする仕事なの？」
「企業にとって、PMOを導入することにはどんな意味がある？」
「PMOの業務に必要なスキルや資格にはどんなものがある？」
PMOは大規模な開発プロジェクトや複数のプロジェクトを持つ企業には欠かせないポジション、組織です。しかし、実態が分からず将来的にPMOを目指している人の中にはこのような疑問を持っている人もいるでしょう。
本記事では、PMOが持つ役割や企業にとってのPMO導入の必要性、PMOの詳細な職種別などから見る業務内容などを紹介します。この記事を読むことで、PMOの業務内容や役割について理解を深め、キャリアパスに活かしていただければ幸いです。
PMOが持つ役割にはさまざまなものがありますが、最も大きなものはプロジェクトマネジメントを支援し、プロジェクトのスムーズな推進を実現することです。
この役割を果たすため、プロジェクトマネジメント業務の支援や、プロジェクトマネジメントに関する研修、プロジェクトの手順が守られているかどうかの監視、ノウハウの一元管理、プロジェクト環境の整備などを行います。
たとえば、プロジェクトマネージャーのプロジェクトマネジメント業務の支援、プロジェクトマネジメントに関する知識やスキルを向上するための人材教育・育成などがPMOの具体的な業務となります。
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PMO（Project Management Office）とPM（Project Manager）はどちらもプロジェクトマネジメントに関わる仕事ですが、それぞれ役割が異なっています。
PMは一つのプロジェクトにおける現場の責任者となるポジションです。自身のプロジェクトの推進および品質、コスト、納期確保に向けたプロジェクトマネジメントを行います。
一方のPMOは、各プロジェクトでプロジェクトマネジメント業務に関してPMの補佐を行う役割を果たします。また、複数のプロジェクトを持つ企業内で部門などの組織を横断して、複数のプロジェクトの標準化や効率改善などを担う場合もあります。
PMOはPMのサポートとしてプロジェクトマネジメントを行う立場・組織ですが、PMはプロジェクトの立ち上げから終了まで一貫して携わり、意思決定・判断を行うプロジェクトの責任者です。
PMが特定のプロジェクトの目標に集中し、プロジェクトの品質やコスト、納期などを管理するのに対して、PMOは企業内の全てのプロジェクトを見てリソースの最適化やマネジメントなどを行う場合もあります。
PMOは、特定のプロジェクト推進のサポートや、全てのプロジェクトを横断的にサポートする役割を持つ組織です。PMOを導入することは、企業経営においてもプロジェクト現場においてもメリットがあると言えます。
ここでは、企業にとってのPMO導入の必要性について解説していきます。
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PMOを導入することで経営上のメリットを得ることが可能です。
より具体的には、PMOを通してノウハウを標準化することにより、プロジェクトマネジメント人材の安定的な育成、自社独自のプロジェクトマネジメント手法の確立などが挙げられます。
PMOを導入することによって、スムーズなプロジェクト推進を実現でき、経営戦略も確実に履行することができるようになるため、事業の優位性の向上にもつながります。
PMOを導入することでプロジェクトの現場では、PMOの蓄積してきたノウハウを活用できるというメリットがあります。
企業内を横断したPMOの場合は、知識やノウハウの共有が可能です。
ノウハウや手法、ベストプラクティスなどを共有することにより、プロジェクト品質の向上やプロジェクトに関連したリソース確保の迅速化、スケジュールやコストなどの高度な管理も実現できるようになります。
プロジェクトでは複数の業務が同時進行で進みます。そのため、全ての業務の進捗状態を正確に把握することは困難です。
PMOを導入することで進捗状況の把握について正確性を高め、現状の問題や課題を可視化することができます。問題を早期発見することでトラブルを回避し、プロジェクトを健全に進行、運営していくことが可能です。
PMはプロジェクトに関するあらゆる決定権を持つ責任者です。PMにはクライアントとの打ち合わせや開発メンバーのアサイン、プロジェクトの計画、品質管理、納期の管理など、非常に多くの業務を行うことになります。
そのため、プロジェクトが大規模になるほどPMの負担も増してしまいます。PMOを導入することで、PMのプロジェクトマネジメント業務における負担が軽減され、プロジェクトの統括に専念できることもメリットの一つです。
ひと口にPMOと言っても、PMOには複数の職種があります。また、職種によっても担当する業務内容は異なります。詳細な職種としては、下記が代表的です。
PMOエキスパートは、複数のプロジェクトの環境整備やルールの作成などを行い、プロジェクトの標準化業務を行います。
組織内で複数のプロジェクトが存在している場合、PMによってプロジェクトの進捗や品質にもバラつきが出ます。そのため、PMOエキスパートにはプロセスの標準化などを行うことで、プロジェクトの品質保持を行うという役割があります。
また、PMOエキスパートが標準化することにより、予算削減などにも繋がりやすくなるでしょう。
PMOアドミニストレーターの業務
PMOアドミニストレーターは、PMのサポート役として事務的な管理業務を行います。プロジェクトに関する資料作成や進行管理、情報管理といった事務的な業務を行います。
大規模なプロジェクトになると、プロジェクト内にさらにプロジェクトマネジメントチームが編成されるケースもあるでしょう。このような場合でも、PMOアドミニストレーターがプロジェクトの調整役を担うことで、スムーズなプロジェクトの進行が可能になります。
プロジェクトマネジメントアナリストは、チームやグループ、組織間の問題を解決しながらプロジェクトを推進するための業務を行います。プロジェクトマネジメントアナリストの業務は、プロジェクト全体を見ながらリーダー層を支えることです。
時にPMやPLなどの相談役になりながら、プロジェクト計画を推進し、分析やレポート作成などを行い、リスクマネジメントなどを行っていきます。
プロジェクトマネジメントコンサルタントは、プロジェクトが抱えている課題やリスクの分析や対応を行うコンサルティング業務を行います。プロジェクトの現状を分析して対策を講じるだけでなく、PMの右腕として業務を推進する役割を持ちます。
また、PMのメンタルケアやプロジェクトのリーダーの悩み相談などの業務も行うことから、プロジェクトマネジメントコンサルタントには豊富な経験やスキルが求められます。
プロジェクトコントローラーはプロジェクトを徹底的に管理することにより、プロジェクトの状況を可視化するという業務を行います。プロジェクトを可視化することの目的は、進捗状況の把握やリスク管理、マネジメントの意思決定の促進などです。
プロジェクトの成功率を高めるためには、プロジェクトコントローラーが管理を徹底することにより、限られた時間の中で迅速な意思決定を行いながらプロジェクトを推進していくことが重要になります。
PMOが行う業務はプロジェクトの種類によっても異なります。PMOはプロジェクトの状況によっても求められる役割が異なるため、プロジェクトに合わせて適切に組織として構成される必要があります。
ここでは、プロジェクトの種類別から見るPMOが行う業務について、実際の事例をもとに解説していきます。
組織改革プロジェクトの場合、権限をPMOに集約し、プロジェクト内の施策を見直した事例があります。
この事例ではPMOに権限を集約したことにより、チームから提案された施策の見直し案の中に含まれていた本来のプロジェクトの目的とそぐわない施策を抑制することができました。
新規事業開発におけるプロジェクトの場合、PMOの役割は自由な発想や議論を活発化させることにあります。さらに、不足しているリソースを補いながら、新規事業開発プロジェクトを推進していきます。
具体的には、自由な議論を可能とする環境作りや議論の促進、社内外の調整やリソースの提供などが主な業務として挙げられるでしょう。
システム導入や更新プロジェクトの場合、現状把握と実行管理に重きを置いた事例があります。この事例ではPMOが組織されていなかったため、PMOを設置してプロジェクトの現状整理を行うところから始まりました。
さらに課題の棚卸や進捗状況の把握を行い、プロジェクト計画の見直しやドキュメント整理などを行ったうえで、進捗管理や課題管理などのPMOの業務を行うことになりました。
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PMOを導入することで、PMの業務負担軽減など各種のメリットがあります。しかし、企業の中には、PMOを導入する必要性を理解しながらも、導入することに躊躇しているケースも少なくありません。
PMOの導入に躊躇する理由としては、導入コストの問題やツールに関する問題などが挙げられるでしょう。ここでは、企業がPMO導入に躊躇する理由について解説していきます。
企業の中には、PMOを導入することで多くの導入コストがかかるのではないかと懸念しているケースも多いです。外部からPMOを導入すると、確かにコストがかかります。
しかし一般的に自社でPM専業の人材を育成しているケースはほぼないため、たとえ自社でPMOを用意したとしても、スキル不足によって上手くいかないリスクが高いです。
その点、外部からマネジメントの専門家であるPMOを導入すれば、PMの負担を軽減し、プロジェクトを円滑に進めることに役立ちます。そのため、導入コストがかかったとしても、外部からPMOを導入するメリットは大きいと言えます。
企業は既存のプロジェクト管理ツールを活用することで、PMOを導入しなくてもプロジェクト管理ができるのではないかと考えているケースもあります。
しかし、プロジェクト管理ツールはあくまでツールです。ツールを上手く活用するためには知識や経験が必要になります。また、ツールを使ってプロジェクトを成功へ導くためにも、PMOを導入する意味は残ります。
PMOをどのタイミングで導入すればよいのかわからず、導入に二の足を踏んでいる企業も存在しています。プロジェクトの規模が大きくなるほどPMOを導入する必要性は増しますが、規模が小さくてもPMOを導入するメリットがあります。
たとえば、PMOを一人導入してプロジェクトをマネジメントしてもらうコストと、導入せずにプロジェクトが遅延するコストを比較すれば、前者の方がメリットが大きいのは明白です。
ここまで紹介してきたとおり、プロジェクトを効率的にマネジメントするためにPMOを導入することは有力な方法です。しかし、その一方で、PMOを導入しても有効に機能せず、プロジェクトが失敗してしまうケースもあります。
ここでは、PMOの導入が失敗に結びつくパターンについて解説します。
PMOを導入したにもかかわらず、関係者同士のコミュニケーション不全によってプロジェクトが失敗してしまうケースがあります。プロジェクトが成功するかどうかは、実際のところコミュニケーションが円滑に行われているかどうかが重要です。
関係者同士でコミュニケーションがとれていれば、問題が発生してもスムーズに解決できるため、プロジェクトも適切に進めることが可能です。しかし、PMOの存在意義などが説明されず、プロジェクトメンバーが協力を拒んだ場合では、コミュニケーション不全の状態になってしまうケースも多いです。
PMOとプロジェクトメンバーの意見が対立することでプロジェクトのタスクがこなせず、プロジェクトが失敗してしまうケースもあります。
たとえば、システムの仕様が明確になっていない状態でプロジェクトをスタートしたため、途中で多くの会議が発生するようなケースが挙げられます。PMOの導入はプロジェクト推進の支援が主な目的であり、プロジェクトマネジメントが正常に実現できる状態でない場合には有効でないことがあります。
PMOの仕事内容は多岐にわたるため、さまざまなスキルが必要になります。複合的なスキルを備えているPMOほど、組織の中でも重要な業務を担うことが可能です。
ここでは、PMOの業務に必要なスキルを紹介します。スキルアップの参考にしてください。
PMOの仕事はプロジェクト全体の管理や調整を行うことです。また、PMOとして仕事をしていると、PMのサポート役としてクライアントとの打ち合わせに参加するケースも多いでしょう。
このような業務に向けて、PMOには高度なコミュニケーション能力が必要になります。高いコミュニケーション能力を持ったPMOであれば、プロジェクトマネジメントを円滑にサポートすることが可能になります。
PMOの仕事では、会議で使用する資料作成など文書を作成する機会も多いです。そのため、文書を作成するスキルが必要不可欠だと言えます。
適切な文書を迅速に作成するスキルはどのようなビジネスマンでも役立つスキルであるため、PMOに限らず磨いておくとよいでしょう。
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PMOはプロジェクト計画や進捗管理などプロジェクトに関するあらゆる事柄を把握しておく必要があるため、プロジェクト管理能力も求められます。
また、プロジェクトを推進している途中で問題が発生した場合の対応を行うこともPMOの業務の一つです。課題に対し、状況に応じて柔軟に対応する能力も求められます。
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PMOになるために取得しなければいけない資格はありません。しかし、資格取得に向けた学習を通して、PMOに必要な幅広い知識やスキルを身につけられる資格が存在しています。
転職によりPMOを目指す場合やスキルアップを図る場合には、関連する資格を取得しておくのも良いでしょう。ここでは、PMOに役立つ資格について紹介します。
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PMOスペシャリスト認定資格とは、PMOとしての業務を行うために必要な知識や技術を認定しており、一般社団法人日本PMO協会が主催する資格です。
PMOスペシャリスト認定資格は、PMOの基本知識を測る「PMOスペシャリスト(★)™」、PMOマネジャーに必要な知識や技術を測る「PMOスペシャリスト(★★)™」、PMOの知識や技術、経験を証明できる「PMOスペシャリスト(★★★)™」の3つのランクアップ制度があります。
なお、2024年3月現在「PMOスペシャリスト(★★★)」については策定中となっています。
プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格とは、プロジェクトの現場業務で必要な基本的な知識や技術を認定する資格です。この資格も一般社団法人日本PMO協会が主催する資格で合格することによってPMO協会が主催している他の資格を受検する条件を満たすことができます。
eラーニングとオンライン試験で資格取得ができるため、オンライン上で完結できる資格となっています。
PMPとは、アメリカのNPO法人米国プロジェクトマネジメント協会が主催するプロジェクトマネジメントに関する国際資格です。高度なプロジェクトマネジメントスキルを証明できる資格であるため、プロジェクトマネージャやPMOを目指す人におすすめです。
プロジェクトマネージャ試験は、プロジェクトマネジメント業務を行う人材におすすめのIT系国家資格です。IPAが主催する情報処理技術者資格の試験区分の一つで、ITスキル標準のレベル4に相当する難しい試験となっています。
プロジェクトマネジメントに必要なスキルを認定する国家試験であるため、プロジェクトマネージャやPMOにおすすめです。
出典：プロジェクトマネージャ試験 | 試験情報 | IPA 独立行政法人 情報処理推進機構
参照：https://www.ipa.go.jp/shiken/kubun/pm.html
LPICはLinuxエンジニアに必要な知識やスキルを認定する試験です。Linuxに関する世界共通の資格となっており、LPIC-1、LPIC-2、LPIC-3などのレベルごとの資格が用意されています。
インフラやネットワーク関連のプロジェクトの場合、PMOにも技術系の資格が求められるケースもあります。その際に、LPICは役立つ資格の一つです。
CCNAはアメリカのネットワーク関連機器メーカーのシスコシステムズが実施しているネットワーク系の認定資格です。シスコ技術者認定の1つで、主にシスコ社のネットワーク機器や一般的なネットワークに関する基礎知識について問うアソシエイトレベルの資格となっています。
シスコ技術者認定で業務に活かせるのはCCNA以上のレベルと言われているため、シスコ技術者認定を受験する場合はCCNAの取得から目指すと良いでしょう。ネットワークエンジニアはもちろん、サーバーエンジニアにも役立つ資格です。
CCNAもLPICと同じく、技術系の資格が条件となるプロジェクトの際に役立つ資格の一つです。
P2Mは、プログラムマネージャーやプロジェクトマネージャーなどに必要とされている実践的な総合力を認定する資格です。
NPO日本プロジェクトマネジメント協会が運営しています。一つのプロジェクトにおいて、自社の人間以外にも異なる業種やビジネスシステムを有する多くのステークホルダーが関与する機会が増えました。そのため、これらすべてをまとめた上でプロジェクトを進めることは、自社の知識やスキルだけでは困難を極めます。
その際、P2Mの考え方を導入することにより、「プログラム・プロジェクトマネジメントに関する知識とスキル」が得られます。この資格は、どの産業においても全般的に広く認められる水準を満たしているため、マネージャー職にとって必要な知識であるといえるでしょう。
近年ではフリーランスのPMO人材に向けた案件も増加傾向にあります。例えば、SEESに掲載されている案件では、キーワード「PMO」案件は該当する案件は2024年3月9日時点で362件でした。
今後もPMOの需要は高まっていくことが予想されるため、将来的にはフリーランスのPMOとして活動する人も増えている可能性があるでしょう。
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雇用形態別から見るPMOの年収｜フリーランスや正社員の平均は？
各種のエンジニア職種と同様に、PMOに向いている人、向かない人という適性がある程度存在しています。よく見られる傾向をまとめました。
PMOに向いている人の特徴には、下記があげられます。
PMOは、個々のチームの状況や希望を考慮した上で、さまざまな交渉をする場面が出てきます。このことから、チームの連携をとれるコミュニケーション能力と、経営陣やクライアントへの高い交渉力を持っている人はPMOに向いているといえるでしょう。
また、PMOは多数のプロジェクトを並行して管理するケースが存在します。そのため、それぞれの優先順位をしっかりと決め、柔軟な考え方を持って対応できる人はPMOに向いているといえます。
コミュニケーション能力と柔軟な思考はPMOにとって必須といえ、これらのスキルを持っている人は適性があるといえます。
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PMOに向いている人の特徴について紹介しましたが、逆にPMOに向いていない人とはどのような特徴を持った人なのでしょうか。ここでは、PMOに向いていない人の特徴を紹介していきます。
PMOの仕事は、後方からプロジェクトマネジメントの支援を行うことです。表立ってプロジェクトを牽引していくのではなく、PMを支える縁の下の力持ちがPMOです。
そのため、資料作成などの事務作業や進行管理が苦手な人はPMOに向いていないと言えるでしょう。
これまで小規模のプロジェクトのPM経験しかないにもかかわらず、PM経験に固執してしまうような人は、PMOに向いていません。
PMOは大規模なプロジェクトで導入されるケースが多いため、大規模プロジェクトへの理解が足りていなければ、PMOとして適切なサポートはできないでしょう。
PMOは複数のプロジェクトに同時に関わるケースも多いです。また、実際にプロジェクトの現場に入ることは少ないです。
従って、プロジェクトの現場にばかりこだわるような人はPMOには向いていないでしょう。
PMOとはPMをサポートし、プロジェクトマネジメントを横断的にサポートする組織です。近年ではプロジェクトが複雑化してきていることもあり、PMOの注目度は今後も増していくと言えるでしょう。
ぜひ本記事で紹介したPMOの職種別、プロジェクトの種類から見る業務内容、PMOの業務に必要なスキルなどを参考に、PMOの業務内容について理解を深め、キャリアパスの一つとしてご検討ください。
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