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PMOにはどのような役割があるのでしょうか。本記事では企業にとってのPMO導入の必要性や、PMOを職業別から見たときの業務内容、PMOにとって重要なスキル、資格などを紹介しています。PMOにを目指している方はぜひ参考にしてみて下さい。
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目次
「PMOってどんなことをする仕事なの？」
「企業にとって、PMOを導入することにはどんな意味がある？」
「PMOの業務に必要なスキルや資格にはどんなものがある？」
PMOは大規模な開発プロジェクトには欠かせない役職であるため、将来的にPMOを目指している人の中にはこのような疑問を持っている人もいるでしょう。
本記事では、PMOが持つ役割や企業にとってのPMO導入の必要性、PMOの職種別から見る業務内容などを紹介しています。
この記事を読むことで、PMOの業務内容や役割について理解を深められるでしょう。
PMOの職種別から見る業務内容や必要とされるスキルなどを知りたい人は、ぜひ本記事を参考にしてみて下さい。
PMOが持つ役割にはさまざまなものがありますが、主な役割としてプロジェクトマネジメント業務の支援や、プロジェクトマネジメントに関する研修、プロジェクトの手順が守られているかどうかの監視、ノウハウの一元管理、プロジェクト環境の整備などが挙げられます。
たとえば、プロジェクトマネージャが取り組んでいるプロジェクトにおけるマネジメント業務を支援したり、プロジェクトマネジメントに関する知識やスキルを向上するための人材育成を実施したりすることがPMOの具体的な仕事となります。
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PMOとPMはどちらもプロジェクトマネジメントに関わる仕事ですが、それぞれ役割が異なっています。
一言でまとめると、PMOはプロジェクトを動かしてPMをサポートする組織ですが、PMはプロジェクトの立ち上げから終了まで一貫して携わり、意思決定を行うプロジェクトの責任者です。
PMが特定のプロジェクトの目標に集中し、プロジェクトの品質やコスト、納期などを管理するのに対して、PMOは全てのプロジェクト全体を見てリソースの最適化やマネジメントなどを行うことが仕事だと言えるでしょう。
PMOとは全てのプロジェクトを横断的にサポートする役割を持つ組織です。PMOを導入することは、企業経営においてもプロジェクト現場においてもメリットがあると言えるでしょう。
ここでは企業にとってのPMO導入の必要性について解説していきます。
PMOを導入することの経営上のメリットとしては、PMOを通してノウハウを標準化することにより、プロジェクトマネジメント人材を安定的に育成したり、自社独自のプロジェクトマネジメント手法を確立したりできるという点が挙げられます。
PMOを導入することによって経営戦略も確実に履行することができるようになるため、事業の優位性の向上にもつながるでしょう。
PMOを導入することのプロジェクト現場上のメリットとしては、PMOによってこれまで蓄積してきたノウハウを全社で共有できるようになるという点が挙げられます。
ノウハウや手法、ベストプラクティスなどを共有することにより、プロジェクト品質の向上やプロジェクトに関連したリソース確保の迅速化、スケジュールやコストなどの高度な管理も実現できるようになるでしょう。
プロジェクトでは複数の業務が同時進行で進みます。そのため、全ての業務の進捗状態を正確に把握することは困難です。
その点、PMOを導入することで現状の問題や課題を可視化することが可能になります。問題を早期発見することでトラブルを回避し、プロジェクトを健全に進行、運営していくことが可能になるでしょう。
PMはプロジェクトに関するあらゆる決定権を持つ責任者です。PMにはクライアントとの打ち合わせや開発メンバーのアサイン、プロジェクトの計画、品質管理、納期の管理など、非常に多くの業務を行うことになります。
そのため、プロジェクトが大規模になるほどPMの負担も増してしまいます。しかしPMOを導入することでPMの業務負担が軽減され、プロジェクトの統括に専念できるようになるでしょう。
ひと口にPMOと言っても、PMOには複数の職種があります。また、職種によっても担当する業務内容は異なります。
ここではPMOの職種別から見る業務内容についてそれぞれ紹介していくため、参考にしてみてください。
PMOエキスパートは、複数のプロジェクトの環境整備やルールの作成などを行い、プロジェクトの標準化業務を行います。組織内で複数のプロジェクトが存在している場合、PMによってプロジェクトの進捗や品質にもバラつきが出ます。
そのため、PMOエキスパートにはプロセスの標準化などを行うことで、プロジェクトの品質保持を行うという役割があります。また、PMOエキスパートが標準化することにより、予算削減などにも繋がりやすくなるでしょう。
PMOアドミニストレーターは、PMのサポート役として事務的な管理業務を行います。プロジェクトに関する資料作成や進行管理、情報管理といった事務的な業務を行います。
大規模なプロジェクトになると、プロジェクト内にさらにプロジェクトチームが編成されるケースもあるでしょう。このような場合でも、PMOアドミニストレーターがプロジェクトの調整役を担うことで、スムーズなプロジェクトの進行が可能になります。
プロジェクトマネジメントアナリストは、チームやグループ、組織間の問題を解決しながらプロジェクトを推進するための業務を行います。プロジェクトマネジメントアナリストの業務は、プロジェクト全体を見ながらリーダー層を支えることです。
時にPMやPLなどの相談役になりながら、プロジェクト計画を推進し、分析やレポート作成などを行い、リスクマネジメントなどを行っていきます。
プロジェクトマネジメントコンサルタントは、プロジェクトが抱えている課題やリスクの分析や対応を行うコンサルティング業務を行います。プロジェクトの現状を分析して対策を講じるだけでなく、PMの右腕として業務を推進する役割を持ちます。
また、PMのメンタルケアやプロジェクトのリーダーの悩み相談などの業務も行うことから、プロジェクトマネジメントコンサルタントには豊富な経験やスキルが求められるでしょう、
プロジェクトコントローラーはプロジェクトを徹底的に管理することにより、プロジェクトの状況を可視化するという業務を行います。プロジェクトを可視化することの目的は、進捗状況の把握やリスク管理、マネジメントの意思決定の促進などです。
プロジェクトの成功率を高めるためには、プロジェクトコントローラーが管理を徹底することにより、限られた時間の中で迅速な意思決定を行いながらプロジェクトを推進していくことが重要になります。
PMOが行う業務はプロジェクトの種類によっても異なります。PMOはプロジェクトの状況によっても求められる役割が異なるため、プロジェクトに合わせて適切に組織として構成される必要があるでしょう。
ここではプロジェクトの種類別から見るPMOが行う業務について、実際の事例をもとに解説していきます。
組織改革プロジェクトの場合、権限をPMOに集約し、プロジェクト内の施策を見直した事例があります。
この事例ではPMOに権限を集約したことにより、チームから提案された施策の見直し案の中に含まれていた本来のプロジェクトの目的とそぐわない施策を抑制することができました。
新規事業開発におけるプロジェクトの場合、PMOの役割は自由な発想や議論を活発化させることにあります。さらに、不足しているリソースを補いながら、新規事業開発プロジェクトを推進していきます。
具体的には、自由な議論を可能とする環境作りや議論の促進、社内外の調整やリソースの提供などが主な業務として挙げられるでしょう。
システム導入におけるプロジェクトの場合、現状把握と実行管理に重きを置いた事例があります。この事例ではPMOが組織されていなかったため、PMOを設置してプロジェクトの現状整理を行うところから始まりました。
さらに課題の棚卸や進捗状況の把握を行い、プロジェクト計画の見直しやドキュメント整理などを行ったうえで、進捗管理や課題管理などのPMOの業務を行うことになりました。
PMOを導入することで、PMの業務負担を軽減できるなどさまざまなメリットがあります。しかし企業の中には、PMOを導入する必要性を理解しながらも、導入することに躊躇しているケースも多いです。
PMOの導入に躊躇する理由としては、導入コストの問題やツールに関する問題などが挙げられるでしょう。ここでは、企業がPMO導入に躊躇する理由について解説していきます。
企業の中には、PMOを導入することで多くの導入コストがかかるのではないかと懸念しているケースも多いです。外部からPMOを導入すると、確かにコストがかかります。
しかし一般的に自社でPM専業の人材を育成しているケースはほぼないため、たとえ自社でPMOを用意したとしても、スキル不足によって上手くいかないリスクが高いです。
その点、外部からマネジメントの専門家であるPMOを導入すれば、PMの負担を軽減し、プロジェクトを円滑に進めることに役立つでしょう。そのため、導入コストがかかったとしても、外部からPMOを導入するメリットは大きいと言えます。
企業は既存のプロジェクト管理ツールを活用することで、PMOを導入しなくてもプロジェクト管理ができるのではないかと考えているケースもあります。
しかしプロジェクト管理ツールはあくまでツールであるため、ツールを上手く活用するためには知識や経験が必要になります。また、ツールを使ってプロジェクトを成功へ導くためにも、PMOを導入する意味はあるでしょう。
PMOをどのタイミングで導入すればよいのかわからず、導入に二の足を踏んでいる企業も存在しています。プロジェクトの規模が大きくなるほどPMOを導入する必要性は増しますが、規模が小さくてもPMOを導入するメリットがあります。
たとえば、PMOを一人導入してプロジェクトをマネジメントしてもらうコストと、導入せずにプロジェクトが遅延するコストを比較すれば、前者の方がメリットが大きいのは明白です。
ここまで紹介してきたとおり、プロジェクトを効率的にマネジメントするためにもPMOを導入することにはメリットがあります。しかしその一方で、PMOを導入することでプロジェクトが失敗してしまうケースもあります。
ここではPMOの導入が失敗に結び付くパターンについて解説していくため、参考にしてみてはいかがでしょうか。
PMOを導入したにもかかわらず、関係者同士のコミュニケーション不全によってプロジェクトが失敗してしまうケースがあります。プロジェクトが成功するかどうかは、実際のところコミュニケーションが円滑に行われているかどうかが重要です。
関係者同士でコミュニケーションがとれていれば、問題が発生してもスムーズに解決できるため、プロジェクトも適切に進めていけるでしょう。しかし実際には、コミュニケーション不全の状態になってしまうケースも多いです。
意見が対立することでプロジェクトのタスクがこなせず、PMOを導入したにもかかわらずプロジェクトが失敗してしまうケースもあります。
たとえば、システムの仕様が明確になっていない状態でプロジェクトをスタートしたため、途中で多くの会議が発生するようなケースが挙げられます。
PMOの仕事内容は多岐にわたるため、さまざまなスキルが必要になります。複合的なスキルを備えているPMOほど、組織の中でも重要な業務を担えるようになるでしょう。
ここではPMOの業務に必要なスキルを紹介していくため、参考にしてみてはいかがでしょうか。
PMOの仕事はプロジェクト全体の管理や調整を行うことです。また、PMOとして仕事をしていると、PMのサポート役としてクライアントとの打ち合わせに参加するケースも多いでしょう。
そのため、PMOには高度なコミュニケーション能力が必要になります。高いコミュニケーション能力を持ったPMOであれば、プロジェクトマネジメントを円滑にサポートすることが可能になります。
PMOの仕事では、会議で使用する資料作成など文書を作成する機会も多いです。そのため、文書を作成するスキルが必要不可欠だと言えます。
適切な文書を迅速に作成するスキルはどのようなビジネスマンでも役立つスキルであるため、PMOに限らず磨いておくとよいでしょう。
PMOはプロジェクト計画や進捗管理などプロジェクトに関するあらゆる事柄を把握しておく必要があるため、プロジェクト管理能力も求められます。
また、プロジェクトを推進している途中で問題が発生した場合の対応を行うこともPMOの業務の一つであるため、状況に応じて柔軟に対応する能力が求められます。
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PMOになるために取得しなければいけない資格はありません。しかし資格取得を通して、PMOに必要な幅広い知識やスキルを身につけられる資格があります。
PMOを目指すのであれば、資格を取得しておくのも良いでしょう。ここでは最後に、PMOに役立つ資格について紹介していきます。
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PMOスペシャリスト認定資格とは、PMOとしての業務を行うために必要な知識や技術を認定しており、一般社団法人日本PMO協会が主催する資格です。
PMOスペシャリスト認定資格は、PMOの基本知識を測る「PMOスペシャリスト(★)™」、PMOマネジャーに必要な知識や技術を測る「PMOスペシャリスト(★★)™」、PMOの知識や技術、経験を証明できる「PMOスペシャリスト(★★★)™」の3つのランクアップ制度があります。
なお、2022年8月現在「PMOスペシャリスト(★★★)」については策定中となっています。
プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格とは、プロジェクトの現場業務で必要な基本的な知識や技術を認定する資格です。この資格も一般社団法人日本PMO協会が主催する資格で、合格することによってPMO協会が主催している他の資格を受検する権利が得られます。
eラーニングとオンライン試験で資格取得ができるため、オンライン上で完結できる資格となっています。
PMPとは、アメリカのNPO法人米国プロジェクトマネジメント協会が主催するプロジェクトマネジメントに関する国際資格です。高度なプロジェクトマネジメントスキルを証明できる資格であるため、プロジェクトマネージャやPMOを目指す人におすすめです。
プロジェクトマネージャ試験は、プロジェクトマネジメント業務を行う人材におすすめのIT系国家試験です。IPAが主催する情報処理技術者資格の試験区分の一つで、ITスキル標準のレベル4に相当する難しい試験となっています。
プロジェクトマネジメントに必要なスキルを認定する国家試験であるため、プロジェクトマネージャやPMOにおすすめです。
出典：プロジェクトマネージャ試験(PM)｜IPA
参照：https://www.jitec.ipa.go.jp/1_11seido/pm.html
LPICはLinuxエンジニアに必要な知識やスキルを認定する試験です。Linuxに関する世界共通の資格となっており、LPIC-1、LPIC-2、LPIC-3などのレベルごとの資格が用意されています。
インフラやネットワーク関連のプロジェクトの場合、PMOにも技術系の資格が求められるケースもあります。そのため、LPICを取得しておくと役立つでしょう。
CCNAはアメリカのネットワーク関連機器メーカーのシスコシステムズが実施しているネットワーク系の認定資格です。シスコ技術者認定の1つで、主にシスコに関する基本知識について問うアソシエイトレベルの資格となっています。
シスコ技術者認定で業務に活かせるのはCCNA以上のレベルと言われているため、シスコ技術者認定を受験する場合はCCNAの取得から目指すと良いでしょう。ネットワークエンジニアはもちろん、サーバーエンジニアにも役立つ資格です。
CCNAもLPICと同じく、技術系の資格が条件となるプロジェクトの際に役立つため、取得しておくことをおすすめします。
P2Mは、プログラムマネージャーやプロジェクトマネージャーなどに必要とされている実践的な総合力を認定する資格です。
一つのプロジェクトにおいて、自社の人間以外にも異なる業種やビジネスシステムを有する多くのステークホルダーが関与する機会が増えました。そのため、これらすべてをまとめた上でプロジェクトを進めることは、自社の知識やスキルだけでは困難を極めます。
その際、P2Mの考え方を導入することにより、「プログラム・プロジェクトマネジメントに関する知識とスキル」が得られます。この資格は、どの産業においても広く認められる水準を満たしているため、マネージャー職にとって必要な知識であるといえるでしょう。
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近年ではフリーランスのPMO人材向けのPMO案件も増加傾向にあります。今後もPMOの需要は高まっていくことが予想されるため、将来的にはフリーランスのPMOとして活動する人も増えている可能性があるでしょう。
PMOに向いている人の特徴には、下記のようなものがあげられます。
PMOは、個々のチームの状況や希望を考慮した上で、さまざまな交渉をする場面が出てきます。このことから、チームの連携をとれるコミュニケーション能力と、経営陣やクライアントへの高い交渉力を持っている人はPMOに向いているといえるでしょう。
また、PMOは多数のプロジェクトを並行して管理するケースが存在します。そのため、それぞれの優先順位をしっかりと決め、柔軟な考え方を持って対応できる人はPMOに向いているといえます。
これらのことから、コミュニケーション能力と柔軟な思考はPMOにとって必須といえるでしょう。
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PMOに向いている人の特徴について紹介しましたが、逆にPMOに向いていない人とはどのような特徴を持った人なのでしょうか。ここでは最後に、PMOに向いていない人の特徴を紹介していきます。
PMOの仕事は、後方からプロジェクトマネジメントの支援を行うことです。表立ってプロジェクトを牽引していくのではなく、PMを支える縁の下の力持ちがPMOです。
そのため、資料作成などの事務作業や進行管理が苦手な人はPMOに向いていないと言えるでしょう。
これまで小規模のプロジェクトのPM経験しかないにもかかわらず、PM経験に固執してしまうような人は、PMOに向いていません。
PMOは大規模なプロジェクトで導入されるケースが多いため、大規模プロジェクトへの理解が足りていなければ、PMOとして適切なサポートはできないでしょう。
PMOは複数のプロジェクトに同時に関わるケースも多いです。また、実際にプロジェクトの現場に入ることは少ないです。
そのため、プロジェクトの現場にばかりこだわるような人はPMOには向いていないでしょう。
PMOとはPMをサポートし、プロジェクトマネジメントを横断的にサポートする組織です。近年ではプロジェクトが複雑化してきていることもあり、PMOの注目度は今後も増していくと言えるでしょう。
ぜひ本記事で紹介したPMOの職種別、プロジェクトの種類から見る業務内容、PMOの業務に必要なスキルなどを参考に、PMOの業務内容について理解を深めてみてはいかがでしょうか。
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