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PMOに向いている人にはどのような特徴があるのでしょうか。本記事ではPMOの3つの種類や企業に求められる理由、向いている・向いていない人の特徴などを紹介します。キャリアパスとして検討中の方、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
「PMOってどんな役割？PMの違いって？」
「PMOの仕事内容にはどんなものがある？」
「PMOに向いている人ってどんな人？」
「PMO（Project Management Office）」という言葉について、システム開発プロジェクトなどの現場で耳にして興味を持っているという方も多いのではないでしょうか。名前からプロジェクトマネジメントと関連があることはわかっても、具体的なイメージが湧かないかもしれません。
本記事では、PMOの果たす役割や仕事内容、種類やPMとの相違点などを詳しく解説しています。本記事を読むことで、PMOがどのような役割を持った存在であるのか把握することができるでしょう。
また、PMOに向いている人の特徴についても説明していますので、キャリアパスの選択肢としてPMOを検討している方も参考にしていただけます。
PMOとは「Project Management Office（プロジェクト・マネジメント・オフィス）」を略した言葉で、企業において個々のプロジェクトマネジメントを横断的にサポートする部門や組織、役割を持った人などを指します。
プロジェクトの管理業務を行い、プロジェクトのスムーズな進行を助けることが果たすべき役割です。プロジェクトに必ず置くというものではなく、必要に応じて配置されます。プロジェクトの関係者や関係範囲が大きい場合などに設けられる場合が多いです。
どちらもプロジェクトを成功に導く役目を持ちますが、求められるスキルなどには若干の違いがあります。
PMOとPM（プロジェクトマネージャー）は名称も似ているため混同しやすいですが、プロジェクトの責任者とそのサポートという立場の違いがあります。
PMはプロジェクトの中心的な立場としてプロジェクト管理などを担うプロジェクト全体責任者のポジションです。これに対し、PMOはプロジェクトを支援する組織やポジションでPMのプロジェクト管理業務をサポートする立場です。PMやプロジェクトメンバーに働きやすい環境を提供する役割を果たします。
どちらもプロジェクトを成功に導く役目を持ちますが、求められるスキルなどには若干の違いがあります。
PMOはプロジェクトマネジメントを支援する組織や構造システムのことを指す言葉であるため、ひと口にPMOと言ってもメンバーにはさまざまな役割があります。
実際にPMOとして働く場合は、自身のPMOとしての種類に応じて必要な支援業務を行うことになるでしょう。ここではPMOの種類と違いを紹介します。
ただし、これらの種類については明確な定義があるわけではなく、組織などによって異なります。
PMOエキスパートとは、プロジェクトの環境整備や環境改善を実施することでプロジェクトマネジメントを標準化する役割を持つPMOです。ポジション的には後述するPMOマネージャーとアドミニストレータの中間に位置し、PMO内でも幅広い業務を担う存在となります。
PMOエキスパートの仕事はプロセス分析や情報分析、ツール分析、ビジネス分析、人材開発など幅広いです。PMOとして経験豊富な人材がPMOエキスパートとして業務を行うことでプロジェクトマネジメント支援がスムーズに進むことが期待できます
PMOマネージャーとは、PMO組織のマネジメント業務全般を担う役割を果たすPMOです。PMOも一つの組織であるため、PMOを管理するためのPMOマネージャーが必須となります。
PMOマネージャーの仕事としては、PMO組織戦略やプロジェクト計画の策定、プロジェクトの管理支援、PMOメンバーの教育や管理、指導、プロジェクトパフォーマンスの安定化などが挙げられるでしょう。
PMOアドミニストレータとは、プロジェクトを進めるための一般的な事務作業を担うPMOです。
システム開発プロジェクトを推進している体制にはプロジェクトの責任者であるPMが存在していますが、なぜPMOが必要とされているのでしょうか。
ここでは企業や組織がPMOを必要とする理由を紹介します。
PMはプロジェクトマネジメントにおける事務作業以外にも、顧客との調整やプロジェクト上で発生した課題への対応など対応すべき業務が多く多忙です。PMだけに業務が集中してしまうと、プロジェクト内でのボトルネックになり推進に影響をきたす恐れがあります。
そこで、プロジェクトマネジメントの知識やスキルを持ったPMOがプロジェクトマネジメントをサポートすることにより、PMの負担を軽減することができます。これが、企業などでPMOが必要とされる理由の一つです。
また、PMOがプロジェクトを適切に管理することで他のプロジェクトメンバーは重要な業務にリソースを集中することができるため、プロジェクトのクオリティを高めるためにも欠かせない存在です。特にDXの実現に向けたプロジェクトなどは大規模になることも多く、PMOの活躍が期待されます。
PMOをプロジェクトに導入することにより、PMだけでは手がいきわたらない細かな部分までカバーしたマネジメントが可能になります。また、適切なプロジェクトマネジメント手法を導入することもできるため、プロジェクトの成功率をアップすることができます。
PMOを導入していないプロジェクトの場合、プロジェクトが成功するかどうかはPMやプロジェクトに関わる人員のスキル頼みになってしまいます。しかしPMOを導入すればプロジェクトが失敗するリスクを下げることができるため、企業はPMOを必要としています。
プロジェクトメンバーそれぞれで習熟度にも違いがあります。しかしプロジェクトの時間は限られているため、同じ業務時間で作業をするのであれば、習熟度の高い人材に業務が固まってしまう事態が起きえます。
このような状態になると、仮に多くのタスクを担っているメンバーが業務を行えなくなった場合、プロジェクトの遅延にもつながるリスクがあります。しかしPMOがプロジェクトをサポートすることで、作業負荷のバランスをとることが可能になります。これにより、プロジェクトの遅延リスクを抑えることができるでしょう。
PMOの仕事にはコミュニケーションコストを減らすというものがあります。プロジェクトマネジメントでは膨大な量のコミュニケーションが発生します。
たとえばプロジェクトに関わるメールを後から読み返そうと思っても、どれがプロジェクトに関わるメールなのかわからなければ探すだけでも時間や手間がかかってしまうでしょう。プロジェクトの進捗状況をすべてのメンバーからプロジェクトマネージャーが聞き取っていては、いくら時間があっても足りません。進捗の報告方法もバラバラでは集計に時間がかかり、どこで問題が起きているかを把握しずらくなってしまいます。
そのため、PMOはプロジェクトに関するメールのタイトルの共通ルールを設定し、効率的にメールを確認できるようにする、進捗状況をスムーズに収集するための連絡網や報告フォーマットを整備するといった業務を行います。
プロジェクトで目的を達成するには、どのような課題があるのかを明確化する必要があります。課題が明確化できれば、限られた時間の中でどのようなことを行えばよいのかを洗い出すことができるでしょう。
PMOはプロジェクトの課題を明確化し、やるべきことをリストアップするという仕事があります。PMOだけが行う仕事ではなく、PMやプロジェクトメンバーと協力して実施します。
PMOはPMの片腕として、プロジェクトを一元管理することも仕事です。特に大規模なプロジェクトになると関わる人材やチームも増えていくため、管理対象が増え課題も多く発生します。
そのため、PMOは各作業分野を担当しているチームの状況を管理し、必要があれば人材の調整なども行います。また、システムのどの工程で問題が発生したのかを把握し、問題解決へと導くこともPMOの仕事となります。プロジェクトにおけるコストについて、予算や実績の管理を行うことも業務に含まれます。
プロジェクトにおけるすべての決定権を持つPMは、限られた時間の中で迅速な意思決定を行うことが求められます。そのためには、PMはプロジェクトの状況を常にリアルタイムで把握している必要があります。
しかし多忙なPMが常に状況を把握できているというわけではないため、ときには状況把握のためにヒアリングやミーティングなどを実施しなければいけないケースもあるでしょう。
PMOはこのような事態を回避するために、プロジェクトの状況を可視化することでPMの意思決定をしやすくする役割を持ちます。
どのような仕事にも人によって向き不向きがありますが、PMOにも向いている人、向いていない人がいます。PMOに向いている人の特徴としては、交渉力が高い人やPMとしての経験を持つ人などが挙げられるでしょう。
ここではPMOに向いている人の特徴を紹介していきます。
PMOとして業務を行う場合、必要に応じてスケジュールや人材の調整作業が発生することもあります。このようなシーンでは、チームそれぞれの状況や希望などを考慮したうえで交渉を行う必要があるため、交渉力が高い人材はPMOに向いている人だと言えるでしょう。
交渉力を身につけるには幅広い知見が必要になるため、顧客折衝や要件定義、設計といった経験を積み上げていくと良いでしょう。
PMとして豊富な経験を持っている人材はプロジェクトマネジメントに必要な知識とスキルを持っているため、PMOにも向いている人だと言えるでしょう。PMOとしてプロジェクトをサポートする場合、PMとしての経験が活かされるケースは多いです。
たとえばITコンサルタントとしてPMの役割を多く担当してきた人材であれば、プロジェクトを推進する中でどのような問題が発生してもこれまでの経験を活かした柔軟な対応ができるでしょう。
システム開発プロジェクトにて開発経験を持つエンジニアも、プロジェクトマネジメントに関する知識やプロジェクトについての知識をもつためPMOになりやすいです。システム開発プロジェクトの中で、チームのリーダーなどのポジションを務めたことがある場合にはより期待できます。
PMOは一つのプロジェクトのサポートを行うよりも、さまざまなプロジェクトを並行して管理するケースが多いです。そのため、多くのプロジェクトを経験して知見を広げたいと考えている人はPMOに向いている人だと言えるでしょう。
実際にPMOとしてプロジェクトに関わったとしても、PMのように実際に現場をマネジメントすることはあまりありません。しかし複数のプロジェクトをモニタリングすることで、PMがどのようにしてプロジェクトを進めているのか学ぶことができるでしょう。
ここまでPMOに向いている人の特徴について紹介しましたが、逆にPMOに向いていない人とはどのような人なのでしょうか。
ここではPMOに向いていない人の特徴を紹介していきます。
PMOはPMのようにプロジェクトの前面で活躍するのではなく、後方でPMを支援する仕事です。PMの業務をサポートして負荷を軽減し、プロジェクトをスムーズに進めていくことがPMOの役割であるため、縁の下の力持ち的な役割となります。
そのため、資料作成やデータ集計などの事務作業や進行管理などの後方支援業務が苦手な人はPMOには向いていないと言えるでしょう。
前述のとおり、PMOは複数のプロジェクトを同時に進行させるケースも多いです。そのため、現場で一つのプロジェクトにじっくりと取り組みたいと考えている人はPMOには向いていないと言えるでしょう。
プロジェクトの現場でチームを牽引していきたいタイプの人であれば、PMOよりもPMとして直接プロジェクトマネジメントを行う方が向いています。
PMOはプロジェクトをサポートするためにPMとやり取りを行い、さまざまなチームや部署の人材と関わることになります。また、クライアントや取引先との会議に出席する機会も多いです。
そのため、社内外を問わずスムーズな情報共有や調整などを行うための高度なコミュニケーションスキルが必要とされるでしょう。また、PMに対しては相手に寄り添ったコミュニケーションを意識することが大切です。
事務作業を行うことが多いPMOは役割的にさまざまな資料作成を担います。そのため、資料を作成するためのWordやExcel、PowerPointなどのオフィスツールを扱うスキルは身につけておく必要があるでしょう。
また、Excelのマクロを扱うスキルやショートカットに関する知識などを身につけておくと、より効率的に資料を作成できるようになります。
プロジェクトは契約で定められたルールの中で進められます。システム開発プロジェクトの契約は、フェーズで区切られていることが多く、プロジェクト推進中に次のフェーズに関する契約書を用意することは珍しくありません。あらかじめ契約書を用意しておけばよいと思うかもしれませんが、プロジェクトごとの特性や進捗、課題などにより必要な記述内容は変化します。
これらの契約書類の作成などもPMとともにPMOが担う場合があります。そのため、契約に関する実務知識を身につけておくと活用する機会があるかもしれません。
PMOは業務上、社外の関係者と直接関わる機会も多いです。特にクライアントへの報告では、相手方の経営層などが同席する場合もあり、ビジネスパーソンとして恥ずかしくない振る舞いが求められます。そのため、PMOには最低限のビジネスマナーは必須のスキルだと言えるでしょう。
PMOはプロジェクトを進めていくうえで発生する障害を問題解決へ向けて整理、管理する役割を持ちます。直接各課題を解決するのはプロジェクトマネージャーやプロジェクトメンバーのエンジニアですが、どのような課題がどれだけ発生したのか、残件はどれだけあるのか状況を把握するため重要な役目です。
また、プロジェクトのパフォーマンスや品質、リスク状況などを分析し、問題があれば解決策を講じる役割も持ちます。
そのため、PMOにはプロジェクト上で発生する課題の管理能力が必要になります。
PMOとして働くうえで、必須の資格はありません。しかしプロジェクトマネジメント業務に関連した資格を取得することで、PMOとして必要な知識やスキルを身につけることができるため、資格の取得は役立ちます。また、自身のスキルを客観的に証明できるようになるため、転職などでも有利に働きます。
ここではPMOに役立つおすすめの資格や試験について解説します。
プロジェクトマネージャ試験は、国家資格「情報技術者試験」の中でもプロジェクトマネージャー人材向けの資格です。プロジェクトマネジメントをはじめとする知識などが問われる非常に難易度が高い資格となっています。
プロジェクトマネージャーに必要なスキルを証明する資格であるため、取得することでPMOとしても必要な知識とスキルを持つことが示せます。資格の知名度は高いものの難易度が高く、合格には十分な準備が必要となります。
出典：プロジェクトマネージャ試験 | 試験情報 | IPA 独立行政法人 情報処理推進機構
PMOスペシャリスト認定資格とは、PMOの現場で必要なスキルを証明できる認定資格です。日本PMO協会が運営しています。
この資格はランクアップ制になっており、「PMOスペシャリスト（★）」、「PMOスペシャリスト（★★）」、「PMOスペシャリスト（★★★）」という3つのレベルが設定されています。
これからPMOを目指すという人は、「★」から順にチャレンジすることが可能です。なお、「★★★」については現在策定中のため、まだ実施されていません。
出典：【認定資格】PMOスペシャリスト認定資格 - 日本PMO協会｜NPMO
プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格とは、PMOの概念や基本的知識を保有していることを証明できる資格です。日本PMO協会が主催している資格で、同資格を取得しておけば日本PMO協会が実施している他の資格を取得する権利も得られます。
そのため、これからPMOとして仕事をしていきたいと考えている人におすすめの資格です。
出典：【認定資格】プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格 - 日本PMO協会｜NPMO
PMP認定試験は、プロジェクトマネジメントに関するスキルを認定する国際資格です。米国プロジェクトマネジメント協会が認定する資格で、あらゆる業界で世界的に通用する資格となっています。
プロジェクトマネジメントに関する経験や教育、知識を測る試験であるため、取得することでグローバルに活躍できるPMOになれるでしょう。
出典：PMP®資格について | 一般社団法人 PMI日本支部
CAPM試験はチームメンバーや新人プロジェクトマネジャー、大学生などを対象とした、プロジェクトマネジメントの認定試験です。
この試験も米国プロジェクトマネジメント協会が認定する国際資格で、プロジェクトマネジメントのプロセスや専門用語、専門知識を習得していることを証明できる資格です。
PMPがプロジェクトリーダーやディレクター向けの資格であるのに対して、CAPMはメンバー向けの資格となっています。
出典：CAPM®試験について | 一般社団法人 PMI日本支部
PMC資格試験は、P2M資格試験の中でもプロジェクトマネジメントのコア知識を保有していることを認定する資格です。P2M資格試験とは、日本プロジェクトマネジメント協会が認定しているプログラムマネジャーやプロジェクトマネージャーに必要な実践力を評価する資格試験です。
P2M資格試験には、PMC資格試験の他に「PMS資格試験」「PMR資格試験」などの種類が設けられています。
PMR資格試験は、P2M資格試験の中でもプロジェクトマネジャーに必要なP2M実践力を保有していることを認定する資格です。
PMC資格試験と同じく、日本プロジェクトマネジメント協会が認定しているP2M資格試験の資格の一つです。PMC資格試験や後述するPMS資格試験よりも上位の資格となっているため、取得することでプロジェクトマネジメントの実践力を担保することができるでしょう。
PMS資格試験は、P2M資格試験の中でもプログラムマネジメントを含めたP2M全般知識を修得していることを認定する資格です。
PMC資格試験やPMR資格試験と同じく、日本プロジェクトマネジメント協会が認定しているP2M資格試験の資格の一つです。P2M資格制度では、「P2M標準ガイドブック」で身につけられる体系的知識に関して、前述のPMC資格試験とPMS資格試験の2つの資格を設けています。
出典：2024年度PMS資格試験及びPMSプログラム試験実施要領と年間実施予定
マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）とは、Word、Excel、PowerPoint、Access、OutlookといったOffice製品の利用スキルを証明できる資格です。
Microsoft社が主催している資格で、Office製品やバージョンごとに資格が設定されています。そのため、取得する場合は業務で使用するOffice製品やバージョンに合わせて資格を取得するのがおすすめです。
MOSを取得することによりPMOに求められるドキュメント作成に関するスキルを示すことができます。
出典：MOS公式サイト－マイクロソフト オフィス スペシャリスト
多くのPMOが所属している組織としてITベンダーがあげられます。ITベンダーは複数のプロジェクトを同時進行で進めているため、さまざまな業界のプロジェクトを支援できるようになるでしょう。
あらゆるプロジェクトを経験することにより、マネジメントスキルを磨いていくことができるでしょう。
コンサルティングファームに所属するITコンサルタントもPMOとして働くケースがあります。ITコンサルタントは企業が抱えている課題を解決するためのアドバイスやサポートを行う仕事で、顧客のシステム開発プロジェクトなどをスムーズに進行させるためPMOを担うことも業務に含まれます。
PMOとして多くのプロジェクトをサポートしてきた経験があれば、ITコンサルタントとしても活躍できるでしょう。
実務経験を積み上げたPMOは、フリーランスとして独立するキャリアプランも選択可能です。システム開発を行っている企業の中には、インハウスでPMOを組織するのではなくフリーランスのPMOに業務をアウトソーシングしている企業も存在します。
フリーランスのPMOとして組織の外側からプロジェクトを俯瞰することで、客観的な視点でプロジェクトを変えていくことができるでしょう。
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PMOをプロジェクトに導入しても成果が出ないケースもあります。そのような場合、コストだけがかさむため、PMOの導入は失敗となってしまいます。
フリーランスのPMOを目指すのであれば、プロジェクトに成果をもたらせるように注意して活躍する必要があります。
ここではフリーランスのPMOとして活躍するうえでの注意点を紹介します。
進捗管理はPMOの重要な仕事の一つですが、進捗管理ばかりに注力してしまうとプロジェクトメンバーからは粗探しと同じように感じられてしまう場合があります。また、このような状態ではプロジェクトメンバーもミスを隠そうとしてしまう可能性があり、プロジェクトの進捗に悪影響を与えてしまうでしょう。
必要性を説明しながら、協力的な関係を築くことが大切です。
社外からPMOがプロジェクトに参加した場合、PMとの業務分担も重要です。特に高度なマネジメントスキルを持ったPMOの場合、PMに変わってプロジェクト管理そのものに踏み込んでしまうケースも見られます。
しかし、プロジェクトの意思決定を行うのはPMの役割であり、本来の権限を踏み越えた業務は組織としての活動に問題をきたします。PMと業務分担については存分に話し合い、業務のすみ分けを行うことが必要です。
プロジェクトを円滑に進める役割を持つPMOですが、メンバーへの指示の出し方を誤れば高圧的だと捉えられてしまい、メンバーが不満を持つ可能性があります。そのため、PMOはメンバーとのコミュニケーションを大切にしながら現場の業務をサポートしていくことが大切です。
PMOを目指す人にとって、適性があるかどうかは強く関心がある事柄でしょう。向いているかどうかがすべてではありませんが、ある程度は適性は知っておきたいところです。
以下では、PMOに向いている人についてよくある質問とその回答をまとめています。キャリアパス検討の参考になれば幸いです。
PMOはプロジェクトマネジメントにおける事務的な手続きなどを担い、プロジェクトマネージャーをサポートする役割を持ちます。PMOが活躍することにより、プロジェクトを円滑に推進し、成功に導くことが最大の目的です。
PMOに求められるスキルとして、下記が挙げられます。
したがって、下記のような特徴を持つ人はPMOに向いているといえます。
PMはプロジェクトの現場の責任者として、プロジェクトの管理および推進を担い、プロジェクトにおける意思決定を下すポジションです。一方のPMOはプロジェクトの管理業務において、PMの業務をサポートする組織や人材を示します。果たす役割や責任などが違うといえるでしょう。
PMOはPMをサポートしてプロジェクトを成功に導く組織や人材です。仕事の特性上、ある程度は向き不向きがあります。ぜひ本記事で紹介したPMOが行う仕事内容やPMOに向いている人の特徴などを参考に、プロジェクトを裏で支えるPMOを目指してみてはいかがでしょうか。40代～60代向けミドル・シニアフリーランスエンジニアの案件サイト『SEES』
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