PMOに向いている人の特徴とは？向いていない人の特徴とあわせて知ろう

「PMOとPMの違いって？」
「PMOの仕事内容にはどんなものがある？」
「PMOに向いている人ってどんな人？」

このように、近年よく耳にする「PMO（Project Management Office）」という言葉に興味を持っているという方も多いのではないでしょうか。

本記事では、PMOとPMの相違点やPMOが行う仕事内容などを解説しています。本記事を読むことで、PMOがどのような役割を持った存在であるのか把握することができるでしょう。

また、PMOに向いている人の特徴についても紹介するため、自分がPMOに向いているのかどうか知りたいという人も参考にできます。

PMOという役割について知りたい人は、ぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。

PMOとPMの相違点

PMOとは「Project Management Office（プロジェクト・マネジメント・オフィス）」を略した言葉で、企業において個々のプロジェクトマネジメントを横断的にサポートする部門などを指す言葉です。

PMOとPM（プロジェクトマネージャー）は良く似ていますが、PMOはプロジェクトを支援する組織であるのに対して、PMはプロジェクトの責任者であるという違いがあります。

どちらもプロジェクトを成功に導く役目を持ちますが、求められるスキルなどには若干の違いがあります。

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PMOに分類される3つの種類

PMOはプロジェクトマネジメントを支援する組織や構造システムのことを指す言葉であるため、ひと口にPMOと言ってもPMOに所属しているメンバーにはさまざまな役割があります。

実際にPMOとして働く場合は、自身のPMOとしての種類に応じて必要な支援業務を行うことになるでしょう。ここではPMOに分類される種類を紹介していくため、参考にしてみてはいかがでしょうか。

1：PMOエキスパートの役割

PMOエキスパートとは、プロジェクトの環境整備や環境改善と実施することでプロジェクトマネジメントを標準化する役割を持つPMOです。ポジション的には後述するPMOマネージャーとアドミニストレータの中間に位置するため、PMO内でも幅広い業務を担う存在となります。

PMOエキスパートの仕事にはプロセス分析や情報分析、ツール分析、ビジネス分析、人材開発などさまざまなものがあるため、経験豊富な人材がPMOエキスパートとして業務を行うことでプロジェクトマネジメントの支援もスムーズに進むでしょう。

2：PMOマネージャーの役割

PMOマネージャーとは、PMO組織のマネジメント業務全般を担う役割を持つPMOです。PMOも一つの組織であるため、PMOを管理するためのPMOマネージャーが必須となります。

PMOマネージャーの仕事としては、PMO組織戦略やプロジェクト計画の策定、プロジェクトの管理支援、PMOメンバーの教育や管理、指導、projectパフォーマンスの安定化などが挙げられるでしょう。

3：PMOアドミニストレータの役割

PMOアドミニストレータとは、プロジェクトを進めるための一般的な事務作業を担うPMOです。

PMOアドミニストレータの仕事としては、プロジェクトに関する情報展開、プロジェクトに関する書類の作成や管理のサポート、経費の精算、プロジェクトメンバーの勤怠管理、会議のコーディネートなどが挙げられるでしょう。

このような事務作業をPMOアドミニストレータが担うことで、PMの負担を減らしてプロジェクトのサポートを行います。

PMOが行う仕事内容

PMOはさまざまな業務を行うことでプロジェクトマネジメントを支援することは紹介しましたが、具体的にどのような仕事をしているのかイメージが付かないという人もいるでしょう。

ここではPMOが行う仕事内容について解説していくため、どのような業務があるのか参考にしてみてください。

コミュニケーションにかかるコストを減らすこと

PMOの仕事にはコミュニケーションコストを減らすというものがあります。プロジェクトマネジメントでは膨大な量のコミュニケーションが発生します。

たとえばプロジェクトに関わるメールを後から読み返そうと思っても、どれがプロジェクトに関わるメールなのかわからなければ探すだけでも時間や手間がかかってしまうでしょう。

そのため、PMOはプロジェクトに関するメールのタイトルの共通ルールを設定し、効率的にメールを確認できるようにするといった業務を行います。

プロジェクト課題を明確にすること

プロジェクトで目的を達成するには、どのような課題があるのかを明確化する必要があります。課題が明確化できれば、限られた時間の中でどのようなことを行えばよいのかを洗い出すことができるでしょう。

PMOはプロジェクトの課題を明確化し、やるべきことをリストアップするという仕事があります。

プロジェクトを一元管理すること

PMOはPMの片腕として、プロジェクトを一元管理することも仕事です。特に大規模なプロジェクトになると関わる人材やチームも増えていくため、課題も多く発生します。

そのため、PMOは各作業分野を担当しているチームの状況を管理し、必要があれば人材の調整なども行います。また、システムのどの工程で問題が発生したのかを把握し、問題解決へと導くこともPMOの仕事となります。

意志決定しやすくすること

プロジェクトにおけるすべての決定権を持つPMは、限られた時間の中で迅速な意思決定を行うことが求められます。そのためには、PMはプロジェクトの状況を常にリアルタイムで把握している必要があります。

しかし多忙なPMが常に状況を把握できているというわけではないため、ときには状況把握のためにヒアリングやミーティングなどを実施しなければいけないケースもあるでしょう。

PMOはこのような事態を回避するために、プロジェクトの状況を可視化することでPMの意思決定をしやすくする役割を持ちます。

社外へのアウトソーシング

PMOは社内で組織を編成する場合もありますが、社外にアウトソーシングされるケースもあります。コンサルティングファームに所属している専門性の高い人材に業務を依頼したり、フリーランスのPMOに依頼したりするケースもあるでしょう。

社外にPMOをアウトソーシングすることにより、客観的な視点が加わることになります。そのため、プロジェクトを推進しやすくなることもあるでしょう。

企業がPMOを必要とする理由

システム開発プロジェクトを推進している企業にはプロジェクトの責任者であるPMが存在していますが、なぜPMOが必要とされているのでしょうか。

ここでは企業がPMOを必要とする理由を紹介していきます。

メンバー間の作業の習熟度を合わせたいため

プロジェクトメンバーそれぞれで習熟度にも違いがあります。しかしプロジェクトの時間は限られているため、同じ業務時間で作業をするのであれば、習熟度の高い人材に業務が固まってしまうことになるでしょう。

このような状態になると、仮に多くのタスクを担っているメンバーが業務を行えなくなった場合、プロジェクトの遅延にもつながるリスクがあります。しかしPMOがプロジェクトをサポートすることで、メンバー間の習熟度の差異を小さくすることが可能になります。

そのため、プロジェクトの遅延リスクを抑えることができるでしょう。

PMの負担を減らしたいため

プロジェクトマネジメントの知識やスキルを持ったPMOがプロジェクトをサポートすることにより、PMの負担を軽減することができます。そのため、企業はPMOを必要としていると言えるでしょう。

また、PMOがプロジェクトを適切に管理することで他のプロジェクトメンバーは重要な業務にリソースを集中することができるため、プロジェクトのクオリティを高めることもできるでしょう。

プロジェクトの成功確率を向上させたいため

PMOをプロジェクトに導入することにより、PMだけでは手が届かない部分までカバーできるようになります。また、適切なプロジェクトマネジメント手法を導入することもできるため、プロジェクトの成功率をアップすることができます。

PMOを導入していないプロジェクトの場合、プロジェクトが成功するかどうかはPMやプロジェクトに関わる人員のスキル頼みになってしまいます。しかしPMOを導入すればプロジェクトが失敗するリスクを下げることができるため、企業はPMOを必要としています。

PMOに向いている人の特徴

どのような仕事にも人によって向き不向きがありますが、PMOにも向いている人、向いていない人がいます。PMOに向いている人の特徴としては、交渉力が高い人やPMとしての経験を持つ人などが挙げられるでしょう。

ここではPMOに向いている人の特徴を紹介していきます。

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交渉力が高い人

PMOとして業務を行う場合、必要に応じてスケジュールや人材の調整作業が発生することもあります。このような場合、チームそれぞれの状況や希望などを考慮したうえで交渉を行う必要があるため、交渉力が高い人材はPMOに向いている人だと言えるでしょう。

交渉力を身につけるに幅広い知見が必要になるため、顧客折衝や要件定義、設計といった経験を積み上げていくと良いでしょう。

PMとしての経験がある人

PMとして豊富な経験を持っている人材はPMOにも向いている人だと言えるでしょう。PMOとしてプロジェクトをサポートする場合、PMとしての経験が活かされるケースは多いです。

たとえばITコンサルタントとしてPMの役割を多く担当してきた人材であれば、プロジェクトを推進する中でどのような問題が発生してもこれまでの経験を活かした柔軟な対応ができるでしょう。

複数のプロジェクトで知見を増やしたい人

PMOは一つのプロジェクトのサポートを行うよりも、さまざまなプロジェクトを並行して管理するケースが多いです。そのため、多くのプロジェクトを経験して知見を広げたいと考えている人はPMOに向いている人だと言えるでしょう。

実際にPMOとしてプロジェクトに関わったとしても、PMのように実際に現場をマネジメントすることはあまりありません。しかし複数のプロジェクトをモニタリングすることで、PMがどのようにしてプロジェクトを進めているのか学ぶことができるでしょう。

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PMOに向いていない人の特徴

ここまでPMOに向いている人の特徴について紹介しましたが、逆にPMOに向いていない人とはどのような人なのでしょうか。

ここではPMOに向いていない人の特徴を紹介していきます。

事務作業や進行管理といった後方支援が苦手な人

PMOはPMのようにプロジェクトの前面で活躍するのではなく、後方でPMを支援する仕事になります。PMの業務をサポートして負荷を軽減し、プロジェクトをスムーズに進めていくことがPMOの役割であるため、縁の下の力持ち的な役割となります。

そのため、資料作成やデータ集計などの事務作業や進行管理などの後方支援業務が苦手な人はPMOには向いていないと言えるでしょう。

一つのプロジェクトをじっくり取り組むのか得意な人

前述のとおり、PMOは複数のプロジェクトを同時に進行させるケースが多いです。そのため、現場で一つのプロジェクトにじっくりと取り組みたいと考えている人はPMOには向いていないと言えるでしょう。

プロジェクトの現場でチームを牽引していきたいタイプの人であれば、PMOよりもPMとして直接プロジェクトマネジメントを行う方が向いています。

PMOに必要とされるスキル

PMOに向いている人であっても、PMOを目指す場合はPMOとして業務を行ううえで必要なスキルを身につける必要があります。PMOを目指している人の中には、どのようなスキルが求められるのか知りたいという人も多いでしょう。

ここではPMOに必要とされるスキルを紹介していくため、参考にしてみてください。

高いコミュニケーションスキル

PMOはプロジェクトをサポートするためにPMとやり取りを行い、さまざまなチームや部署の人材と関わることになります。また、クライアントや取引先との会議に出席する機会も多いです。

そのため、社内外を問わずスムーズな情報共有や調整などを行うための高度なコミュニケーションスキルが必要とされるでしょう。また、PMに対しては相手に寄り添ったコミュニケーションを意識することが大切です。

資料を作成できる能力

事務作業を行うことが多いPMOは役割的にさまざまな資料作成を担います。そのため、資料を作成するためのWordやExcel、PowerPointなどのオフィスツールを扱うスキルは身につけておく必要があるでしょう。

また、Excelのマクロを扱うスキルやショートカットに関する知識などを身につけておくと、より効率的に資料を作成できるようになります。

契約の実務知識

PMOにはプロジェクトを遂行するための専門知識が求められます。また、PMOはクライアントや取引先との打ち合わせや会議に同席する機会も多いです。

そのため、契約に関する実務知識を身につけておくこと、より包括的にプロジェクト体制を敷くことができるでしょう。

最低限のビジネスマナー

前述のとおり、PMOとして業務を行っていると社外の関係者と直接関わる機会も多いです。そのため、PMOには最低限のビジネスマナーは必須のスキルだと言えるでしょう。

素早く課題解決できる能力

PMOはプロジェクトを進めていくうえで障害となるような要因を探り、問題解決へと導く役割を持ちます。また、プロジェクトのパフォーマンスや品質、リスク状況などを分析し、問題があれば解決策を講じる役割も持ちます。

そのため、PMOにはプロジェクトマネジメントで発生する課題を素早く解決できるスキルが必要になるでしょう。

PMOが可能なキャリアプラン

PMOを目指すのであれば、PMOとして実績を積み上げた後のキャリアプランまで視野に入れておくとよいでしょう。PMOからのキャリアプランとしては、フリーランスとして独立する、ITベンダーに所属するといったキャリアプランが存在します。

ここではPMOが可能なキャリアプランについて解説するため、参考にしてみてください。

フリーランスとして独立する

PMOとして実務経験を積み上げた後は、会社を辞めてフリーランスPMOとして独立するキャリアプランがあります。システム開発を行っている企業の中には、インハウスでPMOを組織するのではなくフリーランスのPMOに業務をアウトソーシングしている企業も存在します。

フリーランスのPMOとして組織の外側からプロジェクトを俯瞰することで、客観的な視点でプロジェクトを変えていくことができるでしょう。

ITベンダーへの所属

ITベンダーに所属するPMOになるというキャリアパスもあります。ITベンダーは複数のプロジェクトを同時進行で進めているため、さまざまな業界のプロジェクトを支援できるようになるでしょう。

あらゆるプロジェクトを経験することにより、マネジメントスキルを磨いていくことができるでしょう。

ITコンサルタントを目指す

コンサルティングファームに転職し、ITコンサルタントにキャリアチェンジするというキャリアプランもあります。ITコンサルタントは企業が抱えている課題を解決するためのアドバイスやサポートを行う仕事です。

PMOとして多くのプロジェクトをサポートしてきた経験があれば、ITコンサルタントとしても活躍できるでしょう。

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フリーランスのPMOとして活躍するうえでの注意点

PMOをプロジェクトに導入することでデメリットが発生するケースもあります。そのため、フリーランスのPMOを目指すのであれば、プロジェクトにデメリットを発生させないように注意する必要があるでしょう。

ここではフリーランスのPMOとして活躍するうえでの注意点を紹介していきます。

進捗管理ばかり注力しない

進捗管理はPMOの仕事の一つですが、進捗管理ばかりに注力してしまうと粗探しと同じような状態になってしまいます。また、このような状態ではプロジェクトメンバーもミスを隠そうとしてしまう可能性があり、プロジェクトの進捗に悪影響を与えてしまうでしょう。

PMとうまく業務分担を行う

社外からPMOがプロジェクトに参加することで、PMの存在感が薄れてしまう可能性があります。特に高度なマネジメントスキルを持ったPMOの場合、PMに変わってプロジェクト管理そのものを行ってしまうこともあります。

しかしプロジェクトの意思決定を行うのはPMの役割であるため、PMとうまく業務分担を行い、PMの立場を守ることが大切です。

現場との衝突が起きないようにする

プロジェクトを円滑に進める役割を持つPMOですが、メンバーへの指示の出し方を誤れば高圧的だと捉えられてしまい、メンバーが不満を持つ可能性があります。そのため、PMOはメンバーとのコミュニケーションを大切にしながら現場の業務をサポートしていくことが大切です。

PMOに役立つおすすめの資格や試験

PMOは資格を取得しなければ仕事ができないということはありません。しかしプロジェクトマネジメント業務に関連した資格を取得することで、PMOとして必要な知識やスキルを身につけることができるでしょう。

また、自身のスキルを客観的に証明できるようになるため、転職などでも有利になる可能性があるでしょう。ここではPMOに役立つおすすめの資格や試験について解説していきます。

プロジェクトマネージャ試験

プロジェクトマネージャ試験とは、PMやPMOに最適なプロジェクトマネジメントに関する国家資格です。IT系の国家試験である情報処理技術者試験の中でも非常に難易度が高い資格となっています。

プロジェクトマネジメントに必要なスキルを証明する資格であるため、取得することでプロジェクトマネジメントに関する幅広い領域をカバーできるスキルを持ったPMOであることをアピールできるでしょう。

出典：プロジェクトマネージャ試験(PM)｜IPA
参照：https://www.jitec.ipa.go.jp/1_11seido/pm.html

PMOスペシャリスト認定資格

PMOスペシャリスト認定資格とは、PMOの現場で必要なスキルを証明できる認定資格です。この資格はランクアップ制になっており、「PMOスペシャリスト（★）」、「PMOスペシャリスト（★★）」、「PMOスペシャリスト（★★★）」という3つのレベルが設定されています。

これからPMOを目指すという人は、「★」からチャレンジしていくことができます。なお、「★★★」については現在策定中のため、まだ実施されていません。

プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格

プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格とは、PMOの概念や基本的知識を保有していることを証明できる資格です。日本PMO協会が主催している資格で、同資格を取得しておけば日本PMO協会が実施している他の資格を取得する権利も得られます。

そのため、これからPMOとして仕事をしていきたいと考えている人におすすめの資格です。

PMP認定試験

PMP認定試験は、プロジェクトマネジメントに関するスキルを認定する国際資格です。米国プロジェクトマネジメント協会が認定する資格で、あらゆる業界で世界的に通用する資格となっています。

プロジェクトマネジメントに関する経験や教育、知識を測る試験であるため、取得することでグローバルに活躍できるPMOになれるでしょう。

CAPM試験

CAPM試験はチームメンバーや新人プロジェクトマネジャー、大学生などを対象とした、プロジェクトマネジメントの認定試験です。

この試験も米国プロジェクトマネジメント協会が認定する国際資格で、プロジェクトマネジメントのプロセスや専門用語、専門知識を習得していることを証明できる資格です。

PMPがプロジェクトリーダーやディレクター向けの資格であるのに対して、CAPMはメンバー向けの資格となっています。

PMC資格試験

PMC資格試験は、P2M資格試験の中でもプロジェクトマネジメントのコア知識を保有していることを認定する資格です。P2M資格試験とは、日本プロジェクトマネジメント協会が認定しているプログラムマネジャーやプロジェクトマネージャーに必要な実践力を評価する資格試験です。

P2M資格試験には、PMC資格試験の他に「PMS資格試験」「PMR資格試験」などの種類が設けられています。

PMR資格試験

PMR資格試験は、P2M資格試験の中でもプロジェクトマネジャーに必要なP2M実践力を保有していることを認定する資格です。

PMC資格試験と同じく、日本プロジェクトマネジメント協会が認定しているP2M資格試験の資格の一つです。PMC資格試験や後述するPMS資格試験よりも上位の資格となっているため、取得することでプロジェクトマネジメントの実践力を担保することができるでしょう。

PMS資格試験

PMS資格試験は、P2M資格試験の中でもプログラムマネジメントを含めたP2M全般知識を修得していることを認定する資格です。

PMC資格試験やPMR資格試験と同じく、日本プロジェクトマネジメント協会が認定しているP2M資格試験の資格の一つです。P2M資格制度では、「P2M標準ガイドブック」で身につけられる体系的知識に関して、前述のPMC資格試験とPMS資格試験の2つの資格を設けています。

マイクロソフトオフィススペシャリスト

マイクロソフトオフィススペシャリストとは、Word、Excel、PowerPoint、Access、OutlookといったOffice製品の利用スキルを証明できる資格です。

Microsoft社が主催している資格で、Office製品やバージョンごとに資格が設定されています。そのため、取得する場合は業務で使用するOffice製品やバージョンに合わせて資格を取得するのがおすすめです。

PMOを目指すなら向いている人の特徴を理解しよう

PMOには向いている人もいれば向いていない人もいます。ぜひ本記事で紹介したPMOが行う仕事内容やPMOに向いている人の特徴などを参考に、プロジェクトを裏で支えるPMOを目指してみてはいかがでしょうか。

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