40代からのフリーランスエンジニア向け・案件検索サイト【SEES】
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確定申告をする際、フリーランスエンジニアが経費にできるもの、できないものの正しい判断基準をご存じでしょうか。本記事では、経費として認められる支出種類や勘定項目、家事按分の方法を紹介します。これから個人事業主を目指そうという方は是非参考にしてみて下さい。
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目次
「どこからどこまでが経費なの？」
「知識がないのに経費の計算なんてできるの？」
「事務所兼自宅で、携帯や備品も仕事用と私用で分けてないんですけど」
フリーランスエンジニアになれば、会計処理も自分でしなければいけないのですが、実際は経費についてあまりよく分かっていないという方が多いのではないででしょうか。
本記事では、そもそも経費とは何なのかという基本的なことから、具体的に経費として計上できるものにはどのようなものがあるのか、そして、自宅兼事務所の働き方をしている人の経費の計算方法を解説しています。
この記事を読むことで、経費について必要な考え方が理解でき、初めての確定申告をする際に適切な準備と心構えができるので、自信を持って申告を進めることができるでしょう。
フリーランスになっても損をせず、正確に経費の計上をしたいと思っている方は是非、チェックしてみて下さい。
フリーランス（個人事業主）の方は、事業に関わる支出を「必要経費」として計上できます。経費として計上できる支出が多いほど税金が低く抑えられるため、実際に事業で使っているものは、可能な限り経費として計上したいと考えるでしょう。
まずは、経費になるもの・ならないものの判断基準を正しく理解することから始めていきます。
個人事業主が事業を営む上で発生した費用が、全て経費になるというわけではありません。使ったお金が事業に関係していることと、その費用が、直接的・間接的に売り上げに貢献していることが重要です。
支出の内容をはっきりさせておくために、必ず領収書を保管しておきましょう。確定申告の際には提出する必要はないのですが、税務調査の対象になった時に必要です。
では、実際に確定申告で経費として計上できるものについて具体的に見ていきましょう。
フリーランスエンジニアにとって、パソコンは欠かすことのできない仕事道具のため、その購入費は当然、経費計上できます。
10万未満のパソコンであれば、「消耗品費」として購入した年の経費で一括計上できますが、10万円以上のパソコンを購入した場合は固定資産として扱われ、減価償却費を計上する必要があります
マウスや外部モニター、Adobe等のソフトウェアも「消耗品費」として計上ができます。
出典：令和4年度固定資産税（償却資産）申告の手引き｜東京都主税局
参照：https://www.tax.metro.tokyo.lg.jp/shisan/info/R3_shinkokutebiki.pdf
出典：No.5403 少額の減価償却資産になるかどうかの判定の例示｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5403.htm
パソコン同様、フリーランスエンジニアにとって必要不可欠なWi-Fiやネット、クラウド利用料などの通信費も経費として計上できます。
ただし、プライベートで使っているスマホの通信費は除外の対象となります。プライベート用と事業用を区別せず使用しているという場合には、家事按分という方法で、事業使用分の割合を算出し、その分は経費として扱えます。
フリーランスエンジニア、ポートフォーリオを作成してネット上に公開することは、自分のスキルをアピールできるため、営業の際に有効です。この時発生する独自ドメインと、レンタルサーバー代は経費計上できます。
また、Google広告やYahoo!オーバーチュアなどのインターネット上のリスティング広告を利用する際の費用も経費計上可能です。
仕事用の文房具などは、「消耗品費」として経費計上可能です。プリンターのインクやトナー、コピー用紙も同様です。
ネット通販で購入し領収書がない場合は、納品書や購入履歴、発注メールを代用できます。
フリーランスエンジニアは、常にスキルをブラッシュアップする必要があります。そのためには、書籍や新聞、雑誌などを購入・購読することが必要であると考えられるため、「新聞図書費」として経費計上できます。
電子書籍で本や雑誌を購入した場合は、メールの支払明細書を保管しておきましょう。
フリーランスエンジニアになると、案件獲得のために自分で人脈を広げる必要があります。「エンジニア交流会」「IT交流会」等、様々な交流会に参加する機会もあるでしょう。
身分を証明するための名刺と、実績やスキルがひと目でわかるチラシは最低限用意しておきたい営業ツールであると考えられます。これらの印刷にかかる費用は、「広告宣伝費」として経費計上ができます。
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クライアントとのミーティングはもちろん、接待の場を設けた時に発生する費用は、業務上必要であると証明できれば「交際費」として計上が可能です。
細かくチェックされることが多い項目のため、レシートの保管に併せて、接待があった日時や場所、目的を証明できるようにしておきましょう。
取引先に向かう時に利用するタクシーや電車代は、「旅費交通費」として経費計上できます。車やバイクのガソリン代も同様です。
領収書はもちろん、ICカードやクレジットカードの明細も、業務利用をしたという証拠として有効です。申請の際、相手先の氏名や移動した目的を明確にする必要があるため、必ず控えておきましょう。
フリーランスの場合、経費の申請は収入に直結するため、正確かつ慎重に行う必要があります。
しかし、自宅が仕事場を兼ねているという場合においては、どこからどこまでが経費計上できるのかの境界線が非常に曖昧なため、戸惑ってしまう方が多くいます。
ここからは、経費計上の際、特に判断に迷う項目について見ていくと同時に、事業の部分とプライベートな部分を区別する方法も紹介します。
仕事用に事務所を別場所に借りている場合の家賃・光熱費は全額経費で処理できます。
一方、自宅兼事務所というスタイルで作業している場合は、「家事按分」と言われる方法を用い、事業用とプライベート用の割合を算出し、事業用の方を経費として計上する必要があります。
家賃の家事按分の方法には、家全体の面積で按分する方法と、作業時間で按分する方法があります。自身の業務スタイルに合った方法で、正しく計算しましょう。
家事按分の計算方法は、扱う対象によって異なるため、注意が必要です。明確な取り決めはなく、按分の基準は自分で決めないといけないため、合理的で、客観性があることを前提に、税務調査の際に具体的な説明ができるよう、しっかり準備しておく必要があります。
因みに、家賃や光熱費の他、通信費や車の購入費用などが家事按分の対象となります。正しい知識を得て、適切な行動をとりましょう。
業務上で使用する電話代は「通信費」として経費で計上できます。
事業所設置の固定電話や、仕事のみで使う携帯電話については全額経費計上して問題ありません。しかし、プライベート用も兼ねている場合は、明細を確認し、仕事分の割合を家事按分で算出して、計上する必要があります。
自宅と別に事務所があり、事務所だけ引っ越す場合は、すべでの費用を経費計上できます。
自宅兼事務所の場合は、自宅部分と事務所部分の割合を家事按分して、事務所部分のみ経費として計上できます。
例えば、部屋数が沢山あり一室のみを事業用に使用している場合だと、その一室が家全体の面積の何割に相当するのかを計算し、その割合が引っ越しにかかる経費として計上できる金額となります。
因みに、引っ越し業者への支払いの勘定項目は「雑費」ですが、段ボール箱や梱包材などは、「荷造運賃」で計上しましょう。
フリーランスであっても、取引先との打ち合わせや商談などにはスーツを着用することが多いものです。確実に業務用のスーツであると証明できれば「家事関連費」として認められることはあります。
ただ、一般的に衣料品は、プライベート私用との境界線が非常に曖昧な項目であるため、本当に業務上必要なものなのかという見極めが難しく、経費として認められないことも多いと言われています。
業務中における飲食代は経費計上できるのですが、勘定項目の処理は状況により異なるため注意が必要です。
具体的には、ランチミーティングの場合であれば「会議費」、取引先との接待、情報交換のための食事会は「交際費」となります。
また、事務所を持たないフリーランスの方が、カフェで作業する場合の支払いは、「雑費」として計上できるでしょう。業務で利用した飲食店からは、レシートと一緒に領収書も必ずもらい、大切に保管しておきましょう。
車を購入する時、業務のみで使うのであれば「車両費」として経費計上ができます。ただし、10万円以上のものは固定資産と見なされるため、減価償却の手続きをする必要があります。
自家用車が社用車を兼ねている場合は、一般的に、年間の走行距離に応じて家事按分をして、事業用の割合の分を経費として計上します。ガソリン代も同様の方法で「燃料費」として計上しましょう。
事業利用時のコインパーキング代、高速道路代は「旅費交通費」として処理します。
出典：No.5403 少額の減価償却資産になるかどうかの判定の例示｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5403.htm
フリーランスは健康診断を受ける義務がないため、経費として計上はできません。
しかし、健康を損なうと仕事ができなくなり、収入がなくなる恐れがあるため、定期的に健康診断を受け、健康の維持に努めることは必要な投資だと割り切りましょう。何事も、体が資本です。
経費計上できるかできないかの境界線は曖昧であるというのは前述しましたが、経費にできないとはっきりと決まっている費用もあります。
所得税や住民税、仕事中の駐車禁止や速度違反などの罰金の他、事業に関係しない支出は、一切経費にはなりません。
因みに、自宅兼事務所で作業しているフリーランスエンジニアの場合、ガス代、水道代は経費に計上できませんが、電気は仕事上の使用頻度が高いため、家事按分を用いて割合を算出すれば、一部を経費扱いにできます。
「（経費÷収入）×100」をすれば、収入に対して経費の割合を算出できます。
フリーランスエンジニアを含むサービス業の経費率の目安は、40～50%位と言われています。国税庁や税務署が公に設定しているわけではありませんし、各で状況も違うわ々けですから一概には言えませんが、常識的な範囲で調整するということを念頭に置いて申告しましょう。
上記で述べた経費率を大幅に上回ると、水増し申請をしているのではないかと税務署から脱税を疑われ、税務調査の対象になる可能性があります。もし、悪質であると判断されれば、追徴課税を求められるので、十分に注意してください。
年間所得48万円以上の場合には、確定申告の義務が発生しますので、期間内に必要書類を税務署に提出、もしくは、e-Taxによる電子申告をしなければいけません。
保管しておいた領収書を見ながら一年間の収支をまとめて計算していくのですが、なかなか手間のかかる大変な作業です。会計ソフトを利用すれば、作業をスムーズに進められるのでおすすめです。
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ここまで、フリーランスになったら絶対に押さえておきたい必要経費の計上の基本について解説してきました。
まずは、事業に関わることは経費になり、それ以外は経費にならないという大前提を守ることが第一です。適正な経費処理を行うための知識を深めることで、スムーズに確定申告を実行できます。
最後に、判断に迷ったら自己判断せず税理士に相談しましょう。
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