40代からのフリーランスエンジニア向け・案件検索サイト【SEES】
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契約によっては自由な形で働ける反面、スケジュール管理に悩んでいるフリーランスの方も多いのではないでしょうか。この記事ではスケジュール管理の具体的な方法やツールを紹介します。スケジュールの管理方法を見直したい方はぜひご覧ください。
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目次
「納期が近いのに、忙しすぎて何から手をつけたらいいのかわからない」
「今日の午後までに納品しなくてはいけないのに、まだ半分も終わっていない」
「明後日締め切りだと思っていたら、今日中に仕上げて欲しいと頼まれた」
など、仕事の受注から納品までを自分で行うフリーランスの方の中には、作業量の調整が上手にできないという悩みも多いのではないでしょうか。
本記事では、フリーランスとして働くにあたって、スケジュール管理ができなければどうなるのかをはじめ、スケジュール管理のコツやスケジュール管理ツールについてまで、詳しく紹介しています。
本記事を読むことで、毎日のスケジュール管理をきちんと行うことのメリットが理解できるため、仕事の効率が上がり、プライベートの時間も確保しやすくなるでしょう。
上手に時間を活用したい方、自分に合うスケジュール管理ツールを探している方は、ぜひこの記事を参考にしてください。
フリーランスとして働く際に求められるのは、技量や経験、クライアントに対する自己アピール能力などです。
そして、会社などに所属せず働くフリーランスには、自分自身で納期までのスケジュールを管理できる能力が必要となります。
いざ、フリーランスとして独立しても、スケジュール管理が疎かであれば、思いもよらない弊害が起こる場合もあるでしょう。
ここからは、スケジュール管理ができないことで起こりうる弊害について解説するため、ぜひ参考にしてください。
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スケジュールを管理せずに作業を進めると、全体の仕事量や流れをつかみにくくなります。
フリーランスの場合は特に、同時に請ける案件が多いほど、優先順位の判断が難しくなるため、仕事の全体像を把握することが重要です。
当日中に行う作業や重要な仕事をはっきりさせなければ、優先順位の高い案件を後回しにしてしまう可能性もあるでしょう。
スケジュール管理ができなければ、当日の作業だけではなく、クライアントとのWebミーティングや納期などの重要な予定を忘れるといった、大きなミスにつながりかねません。
また、ミスが重なると、焦りや動揺でほかのスケジュールも忘れるなどの悪循環に陥りやすくなります。
予定を確認しながら業務を効率よく行うためにも、適切なスケジュールを立てることが必要です。
納期当日であることを忘れて休んでしまったり、作業に追われて休日がとれなかったりというケースも、スケジュール管理ができないことによる弊害です。
収入を優先するあまりに仕事量を増やしすぎてしまい、休みがとれずに体調を崩してしまっては本末転倒です。
納期をしっかり守って体調を良好に保つためにも、スケジュール管理できることは重要と言えるでしょう。
フリーランスは特定の会社に所属していないため、自分でクライアントと向き合うことになります。
そのため、納期を忘れるなどの問題を繰り返していると、クライアントの信頼をなくしてしまうという弊害が起こります。
事態が深刻な場合、同じ相手からの仕事を受けられなくなる可能性もあるため、しっかりとスケジュール管理を行いましょう。
フリーランスとして働く場合、納期を忘れてクライアントの信頼をなくすと、次の受注に影響しかねません。
こういった失敗をしないためにも、常に自分でスケジュールを管理して、仕事の範囲や優先順位を確認する必要があります。
ここでは、適切なスケジュール管理を行うための具体例を解説していくため、ぜひ取り入れてみてください。
納期までのスケジュールや1日のスケジュールを決めておけば、何から取りかかればいいのかを考えずに済むため、すぐに作業を開始できます。
優先順位に沿った無理のないスケジュールを立てるためには、受注している仕事のすべてをリストアップするという方法がおすすめです。
さらに、リストアップしたものを、いつでも確認できる場所に貼り付けておくのも良いでしょう。
全体の流れがわかっていれば優先度の高い仕事を忘れることが減り、余裕をもって作業に取り組めるため、急を要する事態が起こったとしても対応しやすくなるでしょう。
「9～17時までは仕事」「17時以降はプライベート」など、1日の時間割（タイムスケジュール）を作成しておくと、仕事にメリハリがつくためおすすめです。
一度時間割を決めれば、その繰り返しでよいため、時間を管理する負担も軽減できます。
時間割を作成する際は、健康状態や効率・作業の優先度を考慮して、自分のペースで無理なく働ける時間配分にしましょう。
翌日の予定を確かめて、作業に必要なものを準備しておきましょう。準備の過程で足りないものに気づいたとしても、時間に余裕があるため、落ちついて対応できます。
さらに、時間の調整などでクライアントに連絡を取る場合を考慮して、企業の終業時刻前にスケジュールを確認する習慣をつけておくとよいでしょう。
念には念を入れ、当日の作業前にもスケジュールを確認しておきましょう。
前日に見落とした作業はないか、スケジュールに無理がないか、スケジュールを間違えていないかなどを確かめておくと安心です。
フリーランスのメリットは、契約によっては自分で週に何日、1日につき何時間働くかを決められることです。
その一方で、仕事がなく怠惰な毎日を送ってしまう場合や、仕事を入れすぎて1日中いつまでも働き続けてしまうこともある点は、デメリットと言えるでしょう。
さらに、フリーランスは自宅にいることが多くなりがちなため、起床時間、食事・仕事・就寝時間をきちんと決めて生活しましょう。
Wi-Fiの設備があるカフェなど、普段と違う場所で作業をすると気分転換になります。
フリーランスの場合、「稼がなければならない」というプレッシャーから仕事を詰め込みがちですが、休養する日やでかける時間、趣味の時間などをもつことも必要です。
プライベートタイムには仕事を忘れ、疲れや悩みを解放しましょう。はっきり線引きすることは、仕事とプライベートの両立において大切です。
自分のために使える時間をもつことで、メリハリのあるスケジュール管理ができ、リフレッシュして仕事に取り組めるようになるでしょう。
納期が近くなって作業に追われていると、紙のスケジュール帳を開く時間すらない場合もあるでしょう。また、いつもと違う場所で作業していると、スケジュール帳をもってくることを忘れてしまう場合もあります。
しかし、スケジュールを確認できなければ次に取る行動がわからず、作業に遅れがでて、納期に間に合わなくなる可能性があります。
作業の進捗を把握して能率を上げるためにも、スケジュール管理ツールを利用してみることをおすすめします。
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ここからは、スケジュール管理に役立つ機能を備えたツールを紹介していきます。
以下で紹介するデジタルスケジュールツールは、スマートフォンやほかのデバイスでも容易にスケジュール確認できるなど、紙の手帳より幅広く使えるのがメリットです。
スマートフォンやパソコンにダウンロードして、クラウドでほかのメンバーと共有することもできるため、自分に合う使いやすいツールを選んでみましょう。
「TimeTree」は、グループでカレンダーやメモを共有してスケジュール管理ができるアプリです。相手やグループ別に、カレンダーを分けることもできます。
スケジュールごとにチャットで打ち合わせや連絡ができるのが特徴で、誰が何を準備したらよいかなどの相談した記録も残せて便利です。
スマートフォンとPCの両方に対応しているほか、連携したGoogle Calendarのデータを取り込んで使用できます。
「Google Calendar」はGoogleが提供しているため、アカウントをもっていれば利用料はかかりません。
Google Calendarでは、日・週・月・年表示などを選べます。
例えば、月表示カレンダーでスケジュールを作成する場合、予定のある日をクリックして、タイトルを入れて保存すれば完了です。
タイトル以外に、開始・終了時間、共有する相手、場所、説明などを細かく設定できるため、スケジュール帳や手帳に書き留めるような使い方ができます。
「Lifebear」は、スマートフォンのほか、PCやタブレットでも利用できるクラウド型の電子手帳アプリです。
予定ごとに色分け可能なカレンダー、星マークをつけて作業漏れを防ぐことのできるToDoや、ノート・日記機能が備わっています。
「Any.do」は、カレンダー・ToDoリスト・リマインダー機能がまとめられた、シンプルなデザインのスケジュール管理ツールです。
ウィジェットをスマートフォンのホーム画面にセットしておくと、カレンダーとToDoリストがすぐ確認できます。
「ジョルテ」は、無料で提供されているスケジュール管理ツールの中では、設定の自由度が高いアプリでしょう。カレンダーの背景やフォントを好きなものに変えられるほか、ToDoや予定の通知機能もあるため、納期忘れを防ぐのに便利です。
ウィジェット機能を利用し、スマートフォンの画面にカレンダーやToDoメモを貼りつけておくと、予定の入力も手軽にできます。
ほかのスケジュール管理ツールがカレンダータイプであるのに対し、「Trello（トレロ）」はデバイス上でホワイトボードを共有するタイプのアプリです。
共有ボード上に「未着手」「進行中」「完了」などの進捗フィールドを設定し、作業ごとに作成したカードを進捗フィールドに貼り付けて任意のチームメンバーに依頼できます。依頼を受けたメンバーは、進捗状況によってカードを移動させるというように活用します。
Trelloは、誰がどの作業をどこまで進めているかを確認したいときに便利なアプリといえるでしょう。もちろん、個人利用も可能です。
「サイボウズOffice」は企業利用を前提としているため有料で、契約は5人から可能です。クラウド版として、標準機能を備えたスタンダードコースと、カスタムアプリを使えるプレミアムコースの2種類があります。
はじめのページで当日の予定や自分への申請・連絡などをチェックできるほか、チームメンバーと共有可能なスケジュール、報告書など、チーム内で役立つ機能が豊富です。
ToDoリストもあるため、個人でのタスク管理も可能です。
ビジネス向けツール「TeamOn」では、スケジュール管理やタスク管理のほか、メンバー全員のスケジュールが時間ごとにわかるタイムテーブル、ビデオチャットやアンケート機能なども利用できます。
タスク管理機能では、優先度を高・中・低の3段階に分けて設定できるため、どの作業から始めればよいかがわかりやすく便利です。
「TeamHack」はタスク管理と同時にチャットもできるため、プロジェクトチームに適したツールといえます。
コミュニケーションとタスク確認のために、別々のアプリを開かなくてもTeamHackひとつで済むため、時間が短縮され、手間も省けるのがメリットです。
TeamHackはビジネスユースのスケジュール管理ツールですが、無料のお試しプランを継続して利用できます。
ただし、最後にログインしてから1年経ってしまうと退会とみなされ、データも削除されるため気をつけましょう。
Microsoftが提供している「Microsoft To-Do」は、アプリ名のとおり、To-Doが中心のスケジュール管理ツールです。
情報はオンラインで管理されているため、PC・スマートフォンのどちらでもリストを確認・編集可能で、ほかの人との共有もできます。
「FavGCalScheduler」は、Googleカレンダーと同期してスケジュール管理のできるソフトです。スマートフォンからもスケジュールを確認できるため、日頃からGoogleカレンダーを利用している人にとっては使いやすいソフトといえるでしょう。
予定を管理できるだけでなく、天気予報も表示されるため、予定当日に合わせて服装や持ち物、スケジュールなどの調整ができます。
PC画面上にカレンダーを表示できる「WinCal」は、機能が多すぎても使いづらいという方におすすめのシンプルなツールです。
データのバックアップ機能はありませんが、作業しながら予定を確認したい場合に適しています。
文字や日付のサイズ、カラー変更、アラームといった基本機能を備えているツールです。
「Schedule Watcher」は当月のカレンダーを中心に、前月・翌月のカレンダー、ToDoリスト、アイデアや目標などが書き込めるメモ欄などを、ひとつの画面で確認できるツールです。
時間表示、月間表示、年間表示などに切り替えられるほか、ミニカレンダーとしても使用できます。
アラームや時報を設定できるため、仕事とプライベートの区切りをつけたいときにもおすすめです。
フリーランスで仕事をする際、特に他人の目がない在宅勤務の場合は、自己管理が重要です。
依頼されていた仕事を忘れていた、納期に合わせるために無理をして体調を崩したということのないように、スケジュールをきちんと管理しましょう。
スケジュールを立てておくと、どの仕事を先に済ませるか、どの程度のペースで作業をすればよいかが明らかになります。
この記事で紹介したスケジュールの管理方法を実践し、使いやすいスケジュール管理ツールを利用して、効率よく働きましょう。
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2007年設立のシステム開発会社。首都圏を中心にWeb・IT関連事業、コンサルティングサービス、人材派遣サービスなどを展開。 SES事業や受託開発などを中心にノウハウを蓄積しながら、関連事業へとビジネスの裾野を広げています。
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