フリーランスの経費はどうしたらいい？知っておきたい領収書のことも紹介

「フリーランスの経費には何が入るの？」

「経費に計上するための領収書がない時はどうすればいい？」

「自分できちんと経費を計上し、確定申告できるか不安」

フリーランスになると必ずしなくてはならない確定申告ですが、そこで重要となるのが、経費にできるものをきちんと計上するということです。しかし経費には曖昧な部分も多く、よくわからないという方も多いのではないでしょうか。

本記事では、フリーランスで事業を行う際に必要な経費の考え方やその重要性、経費として計上できるものには何があるかを詳しくまとめました。さらに、領収書の保管期間や領収書がない場合の対応方法などもあわせて解説しています。

この記事を読むことで、経費についての知識を得られるため、日頃の領収書などを整理するという基本的なことから、確定申告で正しい経費を計上し節税することにまで役立てることができるでしょう。ぜひ参考にしてください。

経費の考え方

経費とは、前年の12月31日までに債務が確定しているものをさします。支払いが済んでいても請求が確定していないものは経費とならず、逆に支払っていなくても請求が確定しているものは経費の対象です。

使ったお金がすべて経費となるわけではなく、事業を行うにあたって必要なものであり、直接売り上げに貢献しているかという判断基準があります。定義についての具体例はないため、経費になるかどうかの判断はそれぞれで行います。

ただし、直接売り上げにつながると証明しづらい生活用品としても使える服飾品などは、対象とならないことを覚えておきましょう。

出典：No.2024 確定申告を忘れたとき｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2024.htm

フリーランスにとって経費が重要である理由

フリーランスになると、自分で所得を計算して納税する確定申告が必要です。

その際、なるべく納税額を減らしたいと考える方が多いのではないでしょうか。そこで有効となるのが、経費を差し引くということです。「売上=所得」ではなく、経費を差し引き「売上-経費=所得」とすることで、課税価格を抑え節税につながります。

確定申告には青色申告と白色申告の2種類があり、青白申告には節税につながるメリットがあります。例えば、30万円未満の減価償却資産や家族への給与を経費として計上することが可能です。また、所得から最大65万円の青色申告特別控除を受けることができます。

出典：No.2072 青色申告特別控除｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2072.htm

フリーランスが経費にできる割合

経費が多いと所得が減り、納税額を抑えることができます。しかし、なんでも経費にすれば良いというわけではなく、経費率を意識することが大切です。

経費率とは「経費÷収入」で計算される収入に対しての経費の割合のことをいいます。業種や売り上げによって異なりますが、フリーランスの場合50％が経費率の目安です。ただし、具体的な基準はないため、自分でバランスをとっていきましょう。

出典：事業所得者の課税のあり方の検討-事業所得における概算経費控除の導入の検討を中心として-｜国税庁
参考：https://www.nta.go.jp/about/organization/ntc/kenkyu/ronsou/72/04/index.htm

＼簡単60秒／無料登録して案件を紹介してもらう24時間以内にご連絡いたします。※土日祝日を除く

フリーランスが経費にできる15項目のもの

この項目では、経費にできるものを15の項目に分けて紹介します。

フリーランスになると、日々発生する経費を自分で分類し記録していく必要があります。1つ1つの経費を仕分けしていく際にも参考となる内容です。

1：広告や宣伝のための費用

売り上げを生み出すための広告や宣伝費用は経費できます。チラシを配布する、ネット上に広告を掲載する、テレビCMを作成するなどが対象です。

支払いをした時点では経費とならず、実際に広告や宣伝に使ったタイミングで経費として計上します。つまり、契約金を払っていてもCM放映が翌年であれば、翌年の経費となります。

2：取引先への旅費や交通費

自分が取引先やお客さんの所へ行って仕事をする場合、それにかかった旅費や交通費を経費できます。電車、バス、タクシー、飛行機を利用した際の費用や出張先での宿泊費などが対象です。

車を使って移動しなければならない場合は、車に関する費用も該当します。駐車場代、車検代、自動車税などがその対象です。

3：家賃や駐車場の代金

仕事場の家賃や駐車場の料金も経費にできます。

フリーランスの場合、持ち家で仕事をしている人も多いのではないでしょうか。その場合、事業を行うスペースの分だけが経費の対象となります。見取り図をもとに、事業スペースが家全体のどのくらいを占めているのか面積の割合を算出しましょう。

このように、プライベートと兼用の経費を家事関連費といいます。取引の記録に基づいているうえで、仕事のために直接必要だったということが明確であれば経費となります。

4：固定資産税などの税金

消費税以外に、個人事業税、固定資産税、動産に係る償却資産税は経費にできます。動産とは、お金や家具など動かすことができる財産をいいます。

通常、家族への家賃は経費とはなりません。ただし、家族名義の土地建物を使って事業を行なっている場合は、その部分の固定資産税が経費の対象となります。

出典：No.2215 固定資産税、登録免許税又は不動産取得税を支払った場合｜国税庁
参考：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2215.htm

5：水道やガス代などの光熱費

仕事場において使用する水道やガス、電気に係る費用は経費にできます。

自宅で仕事をしている場合はプライベートと兼用のため、業務で使用した光熱費のみを計上しましょう。1日のうち何時間仕事をしているのか平均値を出し、業務で使用した分を算出する方法があります。

6：開業準備にかかる費用

開業前の準備にかかった費用を開業費といい、経費ではなく繰延資産という資産として扱います。初年度にいったん資産として計上し、翌年から経費に入れていくという仕組みです。

十分に売り上げを得ていない初年度に全て計上するとマイナスになる可能性があるため、数年にわたって経費処理を行います。

7：外注へ払った費用

外部の法人や個人と請負契約を結び、業務の一部を委託する際に使用した費用は経費にできます。委託された業務の完成を約束し、完成した仕事に対して報酬を支払う契約を請負契約といいます。

課税仕入れとなるため給付額を抑えることができ、社会保険料が不要という点が給与とは異なる部分です。

8：文房具などの消耗品費

仕事で使っている文房具や事業を保つために必要な消耗品は、経費にできます。ファイル、コピー用紙、インクなど、使用可能期間が1年未満または少額（10万円未満）である消耗品が対象です。

雑費と似ている点がありますが、使用頻度と金額が異なります。仕分けする際には注意しましょう。

出典：No.6451 仕入税額控除の対象となるもの｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6451.htm

9：従業員の給料

従業員への給与は給料賃金として経費にできます。正社員だけでなく、パートやアルバイトも対象です。

通常、生計をともにする家族への報酬はお小遣いとみなされ、経費にできません。しかし、青色申告専従者給与に関する届出書を税務署に提出することで、経費として認められる特例があります。ただし、半年以上その業務に専念しており、15歳以上であることが条件です。

また、従業員を雇う場合、給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書を税務署に提出する必要があり、源泉徴収義務者となります。給与から源泉徴収分を徴収し、税務署に納めましょう。

出典：No.2075 青色事業専従者給与と事業専従者控除｜国税庁
参考：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2075.htm

10：振込みなどにかかる手数料

業務上使用しているクレジットカードの年会費、振込手数料などは経費にできます。また、お客さんがクレジット決済した際に代行業者へ支払う手数料も対象です。

お金を借りて事業が成り立っている場合、借入先に対しての利子も経費となりますが、返済費自体は経費にできません。

11：パソコンなどの減価償却費

仕事で使うパソコンや車などの購入で10万円以上かかった場合、原則減価償却しなければなりません。耐用年数と同等の期間で、年ごとに分割して経費に入れていくという仕組みです。支払いが済んでいなくても、事業のために使い始めたら減価償却を始めましょう。

年月が経つことにより、劣化したり性能が落ちたりして価値が減っていくものが対象です。そのため、時間が経っても劣化しない土地や借地権、劣化しても価値が下がらない書画や骨董品などは対象となりません。

出典：No.2100 減価償却のあらまし｜国税庁
参考：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2100.htm

12：飲食などの接待交際費

打ち合わせや接待など業務に関係のある人と一緒に食事をした場合の接待費は、経費にできます。また、手土産や御中元など贈り物にかかった費用も対象です。

従業員との社員旅行、会議で提供されるお菓子や弁当などの飲食費については、接待交際費には該当しません。

13：自治会費などの諸会費

自治会や商工会への会費は、経費にできます。期間が1年間で、金額が比較的小さいものが対象です。

親睦が目的となっているクラブ活動への年会費などは、接待交際で使う意味合いが強いため、交際費として処理しましょう。NPO法人への賛助会費など見返りのない寄付行為は、寄付金として扱います。

出典：No.6467 会費や入会金の仕入税額控除｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6467.htm

14：インターネット代などの通信費

通信環境を整えるために係る費用は、経費にできます。iPadやスマホ代、インターネットのプロバイダー料などが対象です。常に音楽や映像を流している場合のサービス費も該当します。アプリの使用料は、雑費として処理しましょう。

フリーランスの場合、プライベートと兼用でスマホやインターネットを使用する人が多いのではないでしょうか。1日のうち何時間仕事をしているという平均値を出し、業務で使用している通信費を算出しましょう。

15：書籍の代金や新聞代金

書籍や新聞を購入した費用は、経費にできます。情報を得るために使用するなど業務に関係あると判断できるもので、電子版も対象です。

フリーランスの場合、プライベートでも読むと考えられるため、全額経費に計上するのは難しいといえます。

領収書が発行されない経費はどうするのか

ご祝儀や香典、自動販売機で飲料を購入した場合など、どうしてもレシートや領収書がもらえない時は、結婚式や葬式であれば案内状にいくら包んだのかメモを残しましょう。

案内状など証拠となるものがない場合は、出金伝票に書いて残しておくという方法があります。出金伝票は100円ショップでも購入できますが、何でも書いて良いというわけではありません。どうしても領収書がもらえないケースの時のみ、使用しましょう。

フリーランスが知っておきたい領収書のこと

レシートや領収書は、税務調査でただ提出するためだけに整理するのではありません。調査の時、疑われないための根拠を準備するために整理します。

次の項目では、領収書の保管期間と保存方法について確認しましょう。

領収書の保管期間

フリーランスの場合、青色申告と白色申告では保管期間が異なります。

青色申告の場合、保管期間は原則7年です。ただし、申告した前々年の所得が300万円以下だった場合、保管期間は5年となります。

白色申告の場合、保管期間は原則5年です。ただし、帳簿の保管期間は7年のため、何かの時のために領収書も同じ期間残しておくと良いでしょう。

保管期間は領収書を受け取った日から○年と数えるのではありません。いずれも領収書を受け取った事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から○年と数えます。

出典：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
参考：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

デジタルで領収書を保存する方法

原則紙での保存が義務づけられていますが、一定の要件を満たしたキャッシュレス決済であればデータによる保存が可能です。

デジタルで保存する方法は以下の3通りあります。
・各種書類をパソコンで作成し、印刷せずにサーバーやCDなどに保存
・各種書類をパソコンで作成し、電子計算機出力マイクロフィルムによって保存
・紙の書類をスキャンし、データに変化して保存
スキャンだけでなく、携帯などで撮影したデータも認められています。

領収書を管理する負担の軽減や紙にかかるコストの削減、紛失の心配がないなどのメリットがあります。

アナログで領収書を保存する方法

アナログで保存する方法は、以下の3通りあります。
・種類別に分けた封筒にまとめておく
・ノートに貼り付ける
・ファイルにまとめる
月別や取引先別にすることで、さらに分かりやすく整理できます。

レシートの場合、時間が経つと印字が消えてしまうのが問題です。そのため、印字が薄くなっても経費であることを証明できるようにする必要があります。

余白にメモを残しておく、コピーやスキャンをする、写真に残しておくなどの対策をしましょう。レシートのコピーでも問題はないとされていますが、原本も一緒に残しておくと安心です。

クレジットカードの利用明細は領収書の代わりになる

クレジットカード会社が発行する利用明細書も領収書代わりにすることができます。ただし、発行者、宛名、購入内容、金額、購入年月日が明記されていることが条件です。

また、Webの明細書は表示期間が決まっているため、期限を過ぎると見ることができません。早めに印刷しておきましょう。

領収書の再発行について

原則、領収書の発行は1回の取引につき1枚までとなっています。再発行の義務はなくリスクもあるため、再発行依頼に応じない会社がほとんどです。

新幹線や飛行機など高額の交通費は、半年から1年以内であればインターネットで再発行手続きができるケースもあるため、まずは各支払い先に問い合わせてみましょう。

どうしても再発行が難しい場合、購入証明書と支払明細書で対応できます。これらの証明書に日付、金額、取引内容、購入元、支払い先、領収書紛失について記載します。また、証明書の発行は有料となるケースがほとんどです。

領収書がない時は出金伝票を使用しよう

出金伝票は、バス代などの交通費や仕事で関わりのある方への慶弔費、自動販売機で飲料の購入、領収書をなくしてしまった時などに領収書の代わりとして使えます。

出金伝票は文房具店や100円ショップでも購入できますが、自分でエクセルなどを使って作成しても問題ありません。自分で作成する際は、日付、支払先、勘定項目、摘要、金額、合計額の6つを必ず記載するようにしましょう。

このように、領収書やレシートがなくても経費として計上することはできますが、出金伝票を使うのはどうしても領収書が出ないもので、かつ事業と関連があるもののみです。

自ら発行する出金伝票は、第三者が発行する領収書やレシートに比べ信憑性に欠けるため、多用すると税務調査が入った際に追求されるケースもありますので、必要最低限にとどめておく方が良いでしょう。

フリーランスが経費にできるものを知ろう

根拠のない経費はペナルティが科され、より多くの税金を納めることにもなりかねません。事業を行うにあたって直接必要なもので、直接売り上げに貢献しているかどうかという判断基準のもと見極めを行います。

そしてフリーランスの場合、プライベートと兼用のものも多くあります。それらは、明確に分けられる根拠のある数値をもと算出しましょう。もし経費処理で不安な部分があった場合は、税務署へ確認することをおすすめします。

＼簡単60秒／無料登録して案件を紹介してもらう24時間以内にご連絡いたします。※土日祝日を除く