おすすめのプロジェクト管理ツール15選！機能ごとのおすすめツールや選び方を解説

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの進捗やスケジュールの確認、リソースの配分などの業務に欠かせない管理業務を効率化する際に役立つツールです。

プロジェクト管理ツールはさまざまな機能があり、目的や用途に応じたツールを導入すれば、タスクの可視化や情報共有などがスムーズになり、全体の生産性向上につながります。

ただし、プロジェクト管理ツールはタスク管理であればTrello、スケジュール管理ならばAsanaなどの選択肢があり、自社に合わせて選ぶべきツールがわからず、悩む方も少なくありません。

それぞれの特徴や料金形態などへの理解を深めることで、自社に適切なツールを選定できます。

本記事では、おすすめのプロジェクト管理ツールについて、選び方や注意点も交えて解説します。

タスク関係でおすすめのプロジェクト管理ツール

タスクとは、プロジェクトで進めるべき業務のことを指します。進行に必要なタスクを細分化して管理することで、作業の漏れや重複を未然に防ぐ効果があります。

とくに、複数人が関与するプロジェクトでは、誰が何をいつまでにおこなうかを明確にしておかなければ、進捗に支障が出るかもしれません。

タスク管理を怠ると、責任の所在が不明確になり、ミスやトラブルの発生率が高まるため、適切なツールの活用が重要です。

ここでは、タスクを整理できるプロジェクト管理ツールを解説します。

①Trello

Trelloは、タスクをボード上に並べるカンバン方式で、視覚的にタスクを管理できるプロジェクト管理ツールです。

各タスクは「カード」として追加され、ドラッグ＆ドロップで直感的に操作できます。カードを設置するリストを、「ToDo」「進行中」「完了」などに分けることで、進捗状況もひと目で把握できます。

SlackやGoogleカレンダーなどの外部ツールとの連携も充実しており、使用することでプロジェクトの業務を一元管理できるでしょう。

②Notion

Notionは、メモ・タスク・日報・議事録などを1つに統合できるオールインワンのプロジェクト管理ツールです。プロジェクト内でもタスクを細分化できるため、作業の進捗を細かく管理できます。

タスクごとの関係性を明確にできるため、業務のボトルネックが明確になり、進捗に影響が発生した際もすぐに気付けます。納期に向けた進行状況も確認できるため、スケジュールの調整が必要になれば、Notionを使ってすぐに対応できるでしょう。

③Jooto

Jootoは、カンバン方式とガントチャートの両方に対応しているプロジェクト管理ツールです。タスクの作成や進捗状況の可視化、期限の設定など、プロジェクトに必要な基本機能を網羅しています。

タスクは、ラベルをつけることで重要度や緊急性を明確にでき、漏れや遅れを防げます。

操作画面も直感的なため、初めてプロジェクトにアサインした方でも使いこなしやすい点が魅力です。スマートフォンアプリもあるため、外出先でもタスクを更新できます。

スケジュール関係でおすすめのプロジェクト管理ツール

スケジュール管理がうまくいかないと、納期遅延や人員の過不足が発生し、プロジェクト全体に影響を及ぼします。視覚的にスケジュールを把握し、関係者全員がリアルタイムで進捗を確認できる環境を整えることが重要です。

スケジュール管理が得意なプロジェクト管理ツールを導入することで、スケジュールを可視化でき、課題の早期発見や優先順位の調整がしやすくなります。

ここでは、スケジュール関係でおすすめのプロジェクト管理ツールを解説します。

①Asana

Asanaは、タイムラインでスケジュールの進捗を確認できるプロジェクト管理ツールです。ガントチャートを活用することで、誰がどのタスクをいつまでにおこなうかを一覧にでき、チーム全体の進行状況が明確になります。

タスクごとの優先順位や関連のある仕事を明確にできるため、必要な仕事を整理して漏れなく進めやすくなります。

業務フローに合わせて選べるテンプレートが豊富に用意されているため、企業によって使いやすい形で運用が可能です。

②rakumoカレンダー

rakumoカレンダーは、Googleカレンダーと連携できるスケジュール管理ツールです。このツールを使えば、会議室やチームメンバーの空き時間の確認ができ、社内のスケジュール調整がスムーズにおこなえます。

また、予定ごとに参加者の管理が可能なため、情報の共有や伝達ミスも防げます。加えて、予定を登録する際は別の予定も確認できるため、バッティングする心配はありません。

操作時はスマホやタブレットも使用でき、外出先やリモートワーク中でも活用できるでしょう。

③Spir

Spirは、社内外とのスケジュール調整に役立つプロジェクト管理ツールです。Googleカレンダーから自身の空き時間を自動で抽出・送信してくれる機能がついており、自身で日程を選ぶ必要がありません。

複数人の予定を擦り合わせる際は、候補の日程から投票してもらう形で調整が可能です。

決まったスケジュールをカレンダーへ反映する機能や、ダブルブッキング防止機能も付いており、スケジュール関係でかかるストレスを軽減できるでしょう。

情報共有におすすめのプロジェクト管理ツール

リアルタイムで情報が共有できる環境は、プロジェクトを円滑に進めるためにも欠かせません。情報共有を徹底することで、伝達ミスや業務の進め方を特定の社員しか知らない状況を避けられます。

情報共有をスムーズにするためには、プロジェクトのメンバーが全員アクセスできるプラットフォームで会話・タスク・ファイルなどを一元で管理しましょう。

ここでは、情報共有におすすめのプロジェクト管理ツールを解説します。

①Chatwork

Chatworkは、チャット・タスク・ファイル共有機能を一体化しているプロジェクト管理ツールです。

各メッセージにタスクを紐付けられ、話し合いの内容を業務内容につなげられる点が特徴です。タスクを終了しているかで業務の進捗確認もできるため、複数ツールの併用による混乱を防げます。

ビデオ・音声通話機能が搭載され、オンラインミーティングの際も外部ツールを使用する必要もありません。

②Slack

Slackは、スレッド形式で会話ができるプロジェクト管理ツールです。

Google DriveやTrello、Zoomなどの外部サービスとも連携できるため、複数ツールを活用して進めるプロジェクトで役立ちます。通知機能のカスタマイズも可能なため、重要な連絡だけを見逃さず受け取れる点も魅力です。

タスクを全員で共有することで、プロジェクトの進捗をメンバー全員で理解して進められるでしょう。

③CrewWorks

CrewWorksは、タスク管理やWeb会議の実施も可能なチャットツールです。誰がどの業務を担当しているかを一覧で把握できるため、進捗の遅れやスケジュールの確認に役立ちます。

チャットの既読を確認でき、未読の社員へリマインドもしやすくなる点が特徴です。指示の確認漏れを減らせるため、ミスを防ぎやすくなります。

チャット・タスク・会議などの全機能を横断して検索でき、必要な情報をすぐに見つけられるでしょう。

リソースの確認におすすめのプロジェクト管理ツール

業務が特定のメンバーに偏ると、過労やモチベーションの低下などにより、プロジェクトが遅延するリスクが発生します。

このような事態を避けるためにも、リソース管理ツールを活用することで、担当業務を可視化でき、業務ごとの適正な人員配分が可能です。

ここでは、リソースの確認におすすめのプロジェクト管理ツールを解説します。

①Lychee Redmine

Lychee Redmineは、リソース管理や稼働状況の可視化に優れたプロジェクト管理ツールです。

個々の担当者の稼働量や予定工数をグラフで把握でき、プロジェクト単位での負荷バランスを確認できます。

ガントチャート機能により、リソースとスケジュールを同時に見比べられ、社員の負担を調整できます。あわせて、スケジュールの遅れにも気付けるため、プロジェクトの進行が遅れる心配が減らせるでしょう。

②Crowdlog

Crowdlogは、プロジェクトやメンバー別に負荷状況を分析できるプロジェクト管理ツールです。

入力はカレンダー機能上でできるため、一人ひとりの稼働状況を照らし合わせながらリソースを配分できます。メンバーが入力した工数はすぐに反映され、リアルタイムでの稼働状況を確認できます。

計測した内容次第では、工数や実際に働いている時間の分析結果が表示され、負担の多い社員を可視化でき、負担軽減に向けた配慮も可能です。

③TimeCrowd

TimeCrowdは、時間単位での作業記録を可視化・分析するプロジェクト管理ツールです。ブラウザやスマホアプリからワンクリックで作業時間を記録でき、各メンバーの稼働実態を明確に把握できます。

リアルタイムでメンバーがおこなっている業務の確認が可能であり、テレワークや取引先との連携でも便利に使用できます。

操作画面はシンプルなため、導入後に操作方法がわからず、現場が混乱する可能性も低くなるでしょう。

収支や予算関係でおすすめのプロジェクト管理ツール

プロジェクトを継続的に運用するには、進捗以外にもコストや収支のバランスを把握する必要があります。予算管理に強いプロジェクト管理ツールを活用することで、工数や支出をリアルタイムで入力できます。

リアルタイムで収支を確認できるツールを活用することで、プロジェクト中の赤字化を防げるでしょう。

ここでは、収支や予算関係でおすすめのプロジェクト管理ツールを解説します。

①プロカン

プロカンは、プロジェクト単位で売上・原価・経費を一括管理できる予算管理ツールです。集計したデータは月ごとに確認できるため、数か月先の売上や利益を正確に予測できます。

見積書や請求書などの帳票類も、クラウド上で一括管理しており、各種会計ソフトとの連携も可能なため、経理担当者の負担軽減にもつながります。

操作画面は見やすさと使いやすさを実現しており、手間のかかるプロジェクトの収支管理もスムーズにできるでしょう。

②クラウドERP ZAC

クラウドERP ZACは、工数を含む原価計算をおこないたいときにおすすめのプロジェクト管理ツールです。人件費をプロジェクトの原価として損益を算出するため、案件ごとにかかる費用が明確に計算できます。

予算に対する目標利益率を設定しておけば、下回りそうなタイミングにアラートが表示され、工数の削減を意識できます。

プロジェクトの売上計上を終えると、最終損益が確定するため、今後の予算管理に役立つデータも手に入るでしょう。

③LEEAD

LEEADは、収支と工数の問題を素早く発見できるプロジェクト管理ツールです。部署や取引先、案件ごとに予算をグループ化できるため、さまざまな側面から収支状況を確認できます。

運用開始時は、LEEADのスタッフによるデータ移行プランが用意されており、導入前の負担を大きく軽減できます。収支に関して改善するポイントがわからない場合にも、専門のスタッフからアドバイスを得られるでしょう。

プロジェクト管理ツールを選ぶ際の10のチェックポイント

プロジェクト管理ツールは、見た目の使いやすさや知名度のみで選ぶと、導入後に「現場に合わなかった」や「使いづらくて定着しない」などの問題が発生しがちです。

導入前には機能や費用以外にも、自社の業務フローとの相性や今後の拡張性なども含めて、多角的に判断することが欠かせません。

ここでは、プロジェクト管理ツールを選ぶ際の10のチェックポイントを解説します。

• ツールの機能は希望に合っているか
• 導入・ランニングコストは適切か
• 対応言語に日本語は含まれているか
• クラウド型かインストール型か
• 操作性は高いか
• ほかのシステムと連携できるか
• サポート体制が充実しているか
• 利用人数は適しているか
• パソコン以外でも使用できるか
• セキュリティ面は十分か

①ツールの機能は希望に合っているか

プロジェクト管理ツールを導入する際は、スケジュール管理の仕組み化や、社内コミュニケーションの促進、一元的な予算管理など、導入の目的を明確にしましょう。

プロジェクト管理ツールは、サービスごとに機能や対応範囲が異なります。自社にとって必要な機能を明確にしておかなければ、不要なプロジェクト管理ツールを導入してしまい、余計なコストになりかねません。

なかには複数の機能を有するプロジェクト管理ツールもあるため、求める機能を網羅するものであれば、複数のツールを併用する必要はなくなるでしょう。

②導入・ランニングコストは適切か

プロジェクト管理ツールによっては、初期の導入費用以外にも、ユーザーごとの月額料金が発生する場合があります。

無料プランがあるからといって安易に導入すると、トライアル期間終了後の機能制限やユーザー数制限の壁に直面するケースも少なくありません。

将来的にユーザーが増えたり機能を拡張する可能性も踏まえて、段階的にプランアップできるかも確認しましょう。

③対応言語に日本語は含まれているか

海外製の高機能ツールには魅力的なものが多い一方で、日本語対応が不十分なケースもあります。とくに、エンジニア以外の社員や年齢層の高い従業員が利用する場合、日本語表記が整っているかは導入時に確認するべきポイントです。

操作画面が英語では、現場のスタッフが操作に困り、ツールの使用が定着しないという事態も起こり得ます。ヘルプやサポート対応も含めて、言語面での使いやすさを確認しておきましょう。

④クラウド型かインストール型か

導入時は、プロジェクト管理ツールがクラウド型か、インストール型かも操作性を決めるポイントです。

クラウド型はインターネット環境があればどこからでもアクセスでき、テレワークや複数拠点を持つ企業にも適しています。一方で、インストール型は社内ネットワーク内で完結することから、セキュリティを重視する企業におすすめです。

自社の運用環境やITポリシーに応じて、どちらの形式が適しているかを見極めましょう。

⑤操作性は高いか

プロジェクト管理ツールは、いくら機能が豊富でも、操作性が悪ければ現場では活用されません。メンバーが日常的に使用するからこそ、直感的な操作性やわかりやすい画面が重要です。

実際に使用して判断したい場合は、無料トライアル期間を設けているツールを試してみて、社内の実務担当者に触ってもらいましょう。実際に操作することで不要な機能や操作しにくい部分が明確になり、自社に合ったツールを選びやすくなります。

⑥ほかのシステムと連携できるか

企業がプロジェクトを進行する際は、管理ツール以外にもチャットツールやカレンダー、ストレージなどのほかのシステムと連携できるかが重要です。

SlackやGoogleカレンダーとの連携が可能であれば、通知や日程の反映などがスムーズになり、業務が一元化されます。

ほかのシステムと連携できなければ、作業ごとに異なるツールのページを開く必要が生じてしまい、作業を進める際の手間が増えてしまうでしょう。

⑦サポート体制が充実しているか

導入直後の操作サポートやトラブル時の対応は、安心して使い続けるために欠かせないポイントです。チャットや電話でのサポート可否や対応時間、応答までにかかる時間などを事前に調べておきましょう。

あわせて、自社で問題を解決できるような、ヘルプページやチュートリアル動画が充実しているかどうかも確認しておくと安心です。

とくに、ITリテラシーが高くない現場では、丁寧なサポートがあるツールの方が導入後もスムーズに使用できます。

⑧利用人数は適しているか

プロジェクト管理ツールには、無料プランやエントリープランなどで、利用人数に制限が設けられているものがあります。将来的に大規模プロジェクトで使用する可能性があれば、柔軟にユーザーを追加できるツールがおすすめです。

複数のユーザー設定が可能なツールでは、ユーザーごとの操作権限を細かく設定できるかも確認しましょう。

利用者の増加にともなって、費用やパフォーマンスに影響が出ないかも重要な判断材料です。

⑨パソコン以外でも使用できるか

出先での対応やテレワークによる在宅勤務が増えている現在、プロジェクト管理ツールがスマホやタブレットでも快適に操作できることは重要なポイントです。

ブラウザ上での見やすさはもちろん、専用アプリの使い勝手や機能制限の有無もチェックしましょう。

パソコン以外の媒体で、通知がリアルタイムで受け取れるか、操作レスポンスにストレスがないかなど、実際の使用場面を想定して検討することがおすすめです。

⑩セキュリティ面は十分か

プロジェクト管理ツールには、機密性の高い資料や取引先の個人情報が保存されるケースもあります。安全に使用するために、通信の暗号化や閲覧時の二段階認証、IP制限などのセキュリティ機能が備わっているかをチェックしましょう。

とくに、クラウド型ではデータセンターの設置場所や運営体制も重要です。

金融や医療、法務などの業種であれば、ISOやSOCなどの外部認証を受けているかも確認しておくことで安心して利用できるプロジェクト管理ツールが見つかります。

【注意】プロジェクト管理ツール導入後に発生しやすいトラブルとその対策

プロジェクト管理ツールは便利な反面、導入や運用の仕方を誤ると、社内に定着せず混乱を招くおそれがあります。

便利さばかりに目を向けてしまい、使用する現場に合わないツールを導入することで、むしろ作業効率が下がるケースも少なくありません。

導入後の混乱を避けるためにも、プロジェクト管理ツールで発生しやすいトラブルとその対策への理解を深めておきましょう。

ここでは、プロジェクト管理ツールの導入後に発生しやすい5つのトラブルと、それに対する対策を解説します。

1. 社内に浸透しにくい
2. ツールが複数あると作業が煩雑になりやすい
3. 通知が増えて漏れにつながる
4. コストが増える
5. 編集権限を絞らず情報漏洩や誤操作の発生

①社内に浸透しにくい

プロジェクトの進行をスムーズにすることを目的にツールを導入しても、社内に浸透せず、実際に使われないケースは少なくありません。浸透しない理由は、操作の難しさやツールの必要性が伝わらないなどさまざまです。

これらの理由は、導入段階で操作方法や必要性を周知しておくことで防ぐことが可能です。チームリーダーや管理職が率先して使い始めることで、ツールの操作方法がわからない際も、運営会社へ早期の確認ができます。

②ツールが複数あると作業が煩雑になりやすい

すでにプロジェクト管理ツールを導入している場合、新しいツールを増やすことにより、かえって作業が煩雑になるケースもあります。ツールごとに保存されている情報が異なるため、作業の進行状況や情報共有がしにくくなり、ミスや混乱の原因になります。

このような事態を防ぐためには、用途ごとにツールの役割を明確にし、なるべく少ないツールで一元管理を目指すことが大切です。

③通知が増えて漏れにつながる

プロジェクト管理ツールには、タスクの完了時やメッセージの受信時に通知が届くものも多くあります。しかし、通知機能が搭載されたツールを利用していることで、届く情報の多さが原因で、重要なアラートや連絡が埋もれてしまう問題も起こり得ます。

大切な通知を見逃さないためにも、通知設定は初期状態のままにせず、担当者やプロジェクトごとにフィルターをかける運用が必要です。また、通知をSlackやメールと連携させて、優先度に応じた仕分けルールを設けましょう。

④コストが増える

初期は無料や低コストで運用していても、ユーザー数が増えたり、有料機能が必要になったりすると、想定以上のコストが発生する場合もあります。

ツールによっては、1ユーザーごとに料金が発生する仕組みもあるため、チームが拡大するにしたがってコストが膨らみかねません。

このような事態を防ぐためには、導入前に料金体系をしっかり把握しておくことが大切です。利用人数の上限や、今後追加したい機能の価格もチェックしておき、自社の予算に見合っているかを検討しましょう。

⑤編集権限を絞らず情報漏洩や誤操作の発生

プロジェクト管理ツールを使用する際は、タスクやスケジュールの編集権限の設定が欠かせません。全メンバーがタスクやスケジュールを操作できてしまうと、誤操作が原因で重要データの削除・上書きなどのトラブルが発生するリスクがあります。

場合によっては、プロジェクト全体に関わるデータが意図せず変更されてしまうかもしれません。

これを防ぐためには、閲覧・編集・削除などの権限設定を業務内容に応じて細かくわけることが重要です。

プロジェクト管理ツールを使用して業務の効率化を目指そう

本記事では、おすすめのプロジェクト管理ツールについて、選び方や注意点も交えて解説しました。

プロジェクト管理ツールは、タスク管理やスケジュール調整、情報共有、予算管理など、業務全体の生産性を底上げする強力な味方です。ただし、機能や価格、使いやすさはツールごとに異なるため、自社の業務フローや目的に合ったものを選ぶことが欠かせません。

プロジェクトツールの導入を考える際は、本記事で解説したチェックポイントを参考に、自分たちの課題を解決できるベストな選択肢を見つけましょう。

導入後も適切な運用をおこなうことで、チーム全体の働きやすさと成果の最大化が実現できます。

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