「Excelを使ってプロジェクト管理をしているけど、フォーマットの作成や更新が大変で、もっと簡単にできる方法を知りたい」
「プロジェクト管理ツールは便利だと聞くけど、何ができるんだろう?」
「プロジェクト管理ツールにはどんなのがあるんだろう?」


プロジェクト管理について、このような疑問や悩みを持たれてはいないでしょうか。


本記事ではプロジェクト管理ツールを導入した場合のメリットと、導入時に考慮すべきポイントや管理ツールの種類、及び具体的な製品を紹介します。


この記事を読むことで、管理ツールの基礎知識や導入時に必要となる製品の選択ポイントと、具体的な製品情報がわかるでしょう。


プロジェクト管理ツールを導入しようと考えている方は、是非この記事をチェックしてみてください。

プロジェクト管理ツール(アプリソフトウェア)とは

プロジェクト管理ツールは工程、納期などの仕事の進捗状況や、メンバーのタスク管理及び予算管理に利用できるツールです。特に複数のプロジェクトが同時に発生している時や、メンバーが多数の時に使用することで、効率的に管理できます。


プロジェクト管理ツールは、運用形態の違いや機能の違う製品が各社から販売されており、それぞれの製品には特徴があるため、それらを理解して導入しましょう。

エンジニアがプロジェクト管理ツールを導入するメリット

プロジェクト管理は、特別な管理ツールを導入しなくてもノートやExcelなどでできます。しかし、ノートやExcelでの管理はフォームを準備したり、急な変更があった時の対応や共有化するのが難しかったりするでしょう。


ここでは、エンジニアが管理ツールを導入することで得られるメリットを説明していきます。

プロジェクト管理の事前準備が軽減される

Excelなどでプロジェクトを管理する場合には事前準備として、管理用のフォーマットを自分で作らなければなりません。プロジェクト管理ツールを使えば、ひな形に必要事項を入力するだけで準備できます。


事前準備だけでなく、更新作業や変更作業の工数も削減できるでしょう。

プロジェクトの情報を一括管理できる

プロジェクトメンバーのタスクや進捗状況、原価情報など、プロジェクトに必要な情報がすべて管理ツール上に保存されるため、プロジェクトが一括管理できます。


1つのプロジェクトだけでなく複数のプロジェクトがあったとしても、管理ツール上にそれぞれの情報が保存されるため、一括管理ができるでしょう。

メンバー同士の情報共有がスムーズ

情報共有の手段としてメールなどがありますが、人数が多かったり頻繁に連絡が必要となったりした時は、発信する側も受け取る側も負担が大きくなります。メンバーに社外の人が参加した場合はなおさらです。誤送信なども発生しやすくなるでしょう。


しかし、管理ツールを使えばツールにアクセスするだけで更新ができるため、発信する人も受ける人も負担が軽減され、情報共有がスムーズに行えるでしょう。

チームメンバーの進捗状況の可視化

管理ツールには、ガントチャートなどの進捗状況を可視化する基本的機能がついているため、予定から遅れた場合やメンバーの負荷状況などが視覚的に理解できます。


情報が可視化されることでプロジェクトの状況を一目で理解でき、他のメンバーの進捗状況も理解しやすくなるでしょう。

プロジェクトに合った管理ツールの6つの選び方

プロジェクト管理ツールは沢山あります。各ツールにはそれぞれの特徴があるため、導入時には自社に合うものを選ぶことが大切です。ここでは、管理ツール選びで重要となる6つの項目を説明します。

1:3つの提供タイプ「クラウド型」「インストール型」「オンプレミス型」で選ぶ

管理ツールには、データの保存先の違いによってクラウド型、インストール型、オンプレミス型の3つの提供タイプがあります。


クラウド型は、データがインターネット上のサーバーに保存されるタイプです。インターネットが必要となりますが、アクセスや情報共有が容易でアプリの維持管理も業者が行います。


インストール型はデータが個々のパソコンに保存され、アプリのインストールや維持管理もそれぞれで行うタイプです。情報漏洩防止という点では良いのですが、情報共有は難しくなります。


オンプレミス型は、データが社内などのサーバーに保存されるタイプです。サーバーへアプリをインストールして使い、メンバーはそのサーバーにアクセスして情報を共有します。

2:機能の特徴「タスク管理」「チャット」「カレンダー」などで選ぶ

多くの管理ツールにはカレンダーやタスク管理、チャットといった基本的な機能が備わっていますが、その特徴や他の機能が異なります。各々の会社で必要とされる機能があるか、その機能は使いやすいかを考慮して選びましょう。


機能が多くなればその分費用が上がるため、必要な機能だけが揃っているものを考えて選びましょう。

3:WBS(ワークブレイクダウンストラクチャー)・ガントチャートを比較する

プロジェクトの管理では、作業を漏れなく洗い出すためにWBS(ワーク ブレイクダウン ストラクチャー)を利用します。洗い出された作業に、メンバーや日程を付加して視覚可したものが、ガントチャートです。


これらの機能は基本的に備わっていますが、使いやすさや見やすさなどに違いがあるため、実際に使用してどれが良いか選びましょう。

4:導入費用を比較する

プロジェクト管理ツールの導入時にかかる初期費用は、クラウド型は安く、オンプレミス型は高くなります。クラウド型はインターネット環境が必要となるため、それも考慮しましょう。


管理ツールの費用は初期費用だけでなく、継続して発生するランニングコストとの合計で、自社に合ったツールを選びましょう。

5:インターフェースで選ぶ

管理ツールへは、リモートワークや出張時にもアクセスします。また、エンジニア同士のやり取りをする際に必要となるため、インターフェースで選ぶことも重要なポイントといえるでしょう。

6:操作性の良さで選ぶ

プロジェクト管理ツールは頻繁に使うため、使いやすいものを選びましょう。あまり学習しなくても誰でも直ぐに使えて、操作がわからない時には教えてもらえるような、サポート体制が整っているかどうかも選択基準となります。


実際にデモを使ったりお試し期間に使ったりして、使いやすいかどうかを判断しましょう。

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他のツールと連携効果も期待できる

プロジェクト管理では、原価情報や勤怠情報も入れることになりますが、これらの情報は他のシステムで使われていたり、詳細な管理が行われていたりします。このため2重入力を防ぐために、これらのシステムと連携させると効率的に運用できるでしょう。

おすすめのプロジェクト管理ツール15選

世の中には沢山のプロジェクト管理ツールがあり、それぞれに特徴があります。ここではそれらの中からおすすめの15製品を選び、その特徴を紹介していきます。導入時の参考にしてください。

1:Redmine

Redmineはオープンソースのソフトのため、誰でも無料で使えます。しかし、サポートがないため、ITの知識があまりない方には導入が難しいでしょう。


機能はタスク管理、ガントチャート、カレンダーなどの基本機能があり、必要であれば機能追加や改造といったこともできます。

2:Brabio!

Brabio!は初期費用が不要で、一部制限機能はありますがユーザー5人までなら無料で使えます。


基本機能はついていますが特にガントチャートに強みがあり、アクセスもネット環境さえあればパソコン、タブレット、スマホでできます。初期費用もかからず、小規模なら無料でつかえるため、初心者におすすめの製品です。

3:Wrike

Wrikeは、無料で使えるフリープランから、エンタープライズプランやマーケッティング向けのプラン、プロフェッショナルサービスチーム向けのプランがあります。


ZoomやOffice関連ソフトなど、多数の外部ツールとの連携も可能なソフトです。どのプランにも無料で使えるトライアルプランがあるため、導入前に使いやすさを確認できます。

4:Trello

Trelloは基本的な機能を使える無料のフリープランから、エンタープライズプランまでの4プランがあります。


複数のプロジェクトを管理できるプレミアムプランには、トライアル期間があるため、この期間を使って導入の可否を検討できるでしょう。外部ツールとの連携も豊富で、単純作業は自動化できる機能もあります。

5:Asana

Asanaは、基本的な機能を備えた無料で使えるベーシックプランから、機能が豊富なエンタープライズプランまでの4プランがあります。


エンタープライズプラン以外は無料で使えるトライアル期間が設定されているため、使い勝手などを導入の前に確認できるでしょう。100を超える外部アプリと連携機能でき、ルーチン作業を自動化できる機能もついています。

6:Time Krei

Time Kreiは初期費用が無料のクラウド版と、カスタマイズができるオンプレミス型のシングルテナント版があります。オンプレミス型のシングルテナント版は初期費用がかかるため、注意しましょう。


Time Kreiの特徴はプロジェクト管理だけでなく、予定実績管理や分析、グループウェアなどです。1ヶ月間無料で使えるクラウド型のトライアル版があるため、利用して使い勝手などを確認してみましょう。

7:Jooto

Jootoは、基本的な機能を備えている無料プランから、ゲスト機能がついたスタンダード、導入コンサルがついたエンタープライズの3つのプランがあります。


基本的な機能はどのプランも同じため、無料プランで使い勝手を確認しましょう。外部連携機能はGoogleカレンダー・Chatwork・Slack・CSVエクスポートの4つとなっています。

8:Backlog

Backlogの料金プランは、スタータープランからプラチナプランの4つです。各プランには30日間の無料トライアルがあるため、導入前に使い勝手を確認できます。


ただし、スタータープランにはガントチャート機能がないため、導入時には注意が必要です。外部連携は15以上の外部アプリと連携でき、 Backlog APIを使っての連携もできます。

9:Jira Software(Ricksoft)

Jira Softwareの料金プランは、オンプレミス型とAWSを使うRickCloud、アトラシアンが運営するクラウドを使うクラウド型があります。


それぞれのプランの中にさらにいくつかのプランがあり、オンプレミスとRickCloudには無料トライアル期間が設定されているため、導入間に操作性を確認できます。基本機能の他に、3000以上のアプリとの連携も可能です。

10:Lychee Redmine

Lychee Redmineの料金プランはクラウド型に3つ、オンプレミス型に3つあります。


クラウド型には無料で使えるフリープランがあり、他のプランにも無料トライアル期間が設定されています。操作性の確認は、これらのプランを使ってしておくと良いでしょう。

11:CrowdLog(InnoPM)

CrowdLogの料金プランは、ベーシックプランとプレミアムプランの2つがあります。


いずれのプランにも無料体験プランがあるため、導入前に操作性などを確認できます。基本的な機能以外にG SuiteとOffice 365との連携が可能です。

12:Stock

Stockの料金プランはフリープランとビジネスプラン、エンタープライズプランがあります。


クラウド型ですが、一部の機能はネット環境がなくても、アプリをインストールしたパソコンで操作できます。

13:Pace

Paceは初期費用がかからず、30日間の無料トライアルと1人あたり550円/月のプランがあります。


無料トライアル期間の機能制限はないため、この間に操作性など確認しましょう。基本的な機能以外に、利益シミュレーション機能やクラウド請求書・見積書作成ツールboardとの連携機能があります。

14:Taskworld

Taskworldの料金プランは、無料プランからオンプレミス型のエンタープライズプランプランまで、4プランあります。


無料プランに連携機能とゲスト機能はありませんが、他の機能は有料プランと変わりません。有料プランにも無料期間が設定してあるため、操作性の確認はこの期間を利用すると良いでしょう。また、多言語での使用やGoogle Drive連携などとの連携機能もあります。

15:Microsoft Project

Microsoft Projectの料金プランは、クラウド型及びオンプレミス型でそれぞれ4プランあります。


クラウド型のプラン1と3には試用版が設定されているため、操作性の確認をする際に利用しましょう。Microsoft Teamsと連携して、チャットやミーティングも可能です。

プロジェクト管理ツールの導入時に必要なもの

プロジェクト管理ツールの導入時に必要なものは、現状の問題点を洗い出し、関係各所に協力をお願いして必要な機能を決め、それに合った管理ツールを選択することです。選択したら、メンバーに使ってもらえるように環境を整えましょう。


管理ツールの導入が目的化しないように注意しながら、プロジェクト管理が効率的になるよう進めましょう。

管理ツールの導入環境と導入方法

管理ツールの導入時には、利用方法などをメンバー全員に伝えて、全員が使えるような環境にします。また、使うことのメリットを理解してもらい、積極的に使ってもらうよう推進しましょう。


管理ツールに必要なデータがすでにあれば、データの移行作業をしておきます。すべての機能を最初から使うのではなく、効果が大きそうな機能から使い始めて、慣れたところで使える機能を増やしながら導入していきましょう。


ベンダーが推進化支援サービスを行っている場合は、利用するのも有効な手段です。

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プロジェクト管理ツールはこんな人におすすめ

プロジェクト管理ツールは、チームで仕事する際に進捗状況やメンバーのタスク状況などを理解して、プロジェクト管理を効率的にしたい人におすすめです。


管理ツールを使えば、タスクや進捗状況をガントチャートなどで視覚化でき、情報共有やファイル共有もできます。リマインダー機能は期限が近付くと通知してくれるため、忘れることが少なくなります。


今回紹介した内容を参考に、自社に合うプロジェクト管理ツールの導入を検討してみましょう。

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この記事の監修

株式会社Miraie

2007年設立のシステム開発会社。首都圏を中心にWeb・IT関連事業、コンサルティングサービス、人材派遣サービスなどを展開。
SES事業や受託開発などを中心にノウハウを蓄積しながら、関連事業へとビジネスの裾野を広げています。

監修者インフォメーション

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