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おすすめのプロジェクト管理ツールが知りたいという人も多いのではないでしょうか。本記事では、管理ツールのメリットから種類とその特徴、選び方、おすすめの製品を紹介していきます。プロジェクト管理に困っているという人は、ぜひこの記事をチェックしてみて下さい。
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目次
「Excelを使ってプロジェクト管理をしているけれど、もっと簡単にできる方法はないの？」
「エンジニアがプロジェクト管理ツールを導入するメリットって？」
「プロジェクト管理ツールにはどんな種類があるのだろう？」
このように、プロジェクト管理について疑問や悩みを持っている人も多いのではないでしょうか。
本記事では、エンジニアがプロジェクト管理ツールを導入するメリットやプロジェクトに合った管理ツールの選び方について紹介しています。本記事を読むことで、プロジェクト管理ツール導入時のポイントについて把握できるでしょう。
また、おすすめのプロジェクト管理ツールなどについても解説しているため、具体的なツールを知りたい人も参考にできます。
おすすめのプロジェクト管理ツールについて知りたい人は、ぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。
プロジェクト管理ツールは工程、納期などの仕事の進捗状況や、メンバーのタスク管理及び予算管理に利用できるツールです。特に複数のプロジェクトが同時に発生している時や、メンバーが多数の時に使用することで、効率的に管理できます。
プロジェクト管理ツールは、運用形態の違いや機能の違う製品が各社から販売されており、それぞれの製品には特徴があるため、それらを理解して導入しましょう。
プロジェクト管理は、特別な管理ツールを導入しなくてもノートやExcelなどでできます。しかし、ノートやExcelでの管理はフォームを準備したり、急な変更があった時の対応や共有化するのが難しかったりするでしょう。
ここでは、エンジニアが管理ツールを導入することで得られるメリットを説明していきます。
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Excelなどでプロジェクトを管理する場合には事前準備として、管理用のフォーマットを自分で作らなければなりません。プロジェクト管理ツールを使えば、ひな形に必要事項を入力するだけで準備できます。
事前準備だけでなく、更新作業や変更作業の工数も削減できるでしょう。
プロジェクトメンバーのタスクや進捗状況、原価情報など、プロジェクトに必要な情報がすべて管理ツール上に保存されるため、プロジェクトが一括管理できます。
1つのプロジェクトだけでなく複数のプロジェクトがあったとしても、管理ツール上にそれぞれの情報が保存されるため、一括管理ができるでしょう。
情報共有の手段としてメールなどがありますが、人数が多かったり頻繁に連絡が必要となったりした時は、発信する側も受け取る側も負担が大きくなります。メンバーに社外の人が参加した場合はなおさらです。誤送信なども発生しやすくなるでしょう。
しかし、管理ツールを使えばツールにアクセスするだけで更新ができるため、発信する人も受ける人も負担が軽減され、情報共有がスムーズに行えるでしょう。
管理ツールには、ガントチャートなどの進捗状況を可視化する基本的機能がついているため、予定から遅れた場合やメンバーの負荷状況などが視覚的に理解できます。
情報が可視化されることでプロジェクトの状況を一目で理解でき、他のメンバーの進捗状況も理解しやすくなるでしょう。
プロジェクト管理ツールは沢山あります。各ツールにはそれぞれの特徴があるため、導入時には自社に合うものを選ぶことが大切です。ここでは、管理ツール選びで重要となる6つの項目を説明します。
管理ツールには、データの保存先の違いによってクラウド型、インストール型、オンプレミス型の3つの提供タイプがあります。
クラウド型は、データがインターネット上のサーバーに保存されるタイプです。インターネットが必要となりますが、アクセスや情報共有が容易でアプリの維持管理も業者が行います。
インストール型はデータが個々のパソコンに保存され、アプリのインストールや維持管理もそれぞれで行うタイプです。情報漏洩防止という点では良いのですが、情報共有は難しくなります。
オンプレミス型は、データが社内などのサーバーに保存されるタイプです。サーバーへアプリをインストールして使い、メンバーはそのサーバーにアクセスして情報を共有します。
多くの管理ツールにはカレンダーやタスク管理、チャットといった基本的な機能が備わっていますが、その特徴や他の機能が異なります。各々の会社で必要とされる機能があるか、その機能は使いやすいかを考慮して選びましょう。
機能が多くなればその分費用が上がるため、必要な機能だけが揃っているものを考えて選びましょう。
プロジェクトの管理では、作業を漏れなく洗い出すためにWBS（ワーク ブレイクダウン ストラクチャー）を利用します。洗い出された作業に、メンバーや日程を付加して視覚可したものが、ガントチャートです。
これらの機能は基本的に備わっていますが、使いやすさや見やすさなどに違いがあるため、実際に使用してどれが良いか選びましょう。
プロジェクト管理ツールの導入時にかかる初期費用は、クラウド型は安く、オンプレミス型は高くなります。クラウド型はインターネット環境が必要となるため、それも考慮しましょう。
管理ツールの費用は初期費用だけでなく、継続して発生するランニングコストとの合計で、自社に合ったツールを選びましょう。
管理ツールへは、リモートワークや出張時にもアクセスします。また、エンジニア同士のやり取りをする際に必要となるため、インターフェースで選ぶことも重要なポイントといえるでしょう。
プロジェクト管理ツールは頻繁に使うため、使いやすいものを選びましょう。あまり学習しなくても誰でもすぐに使えて、操作がわからない時には教えてもらえるような、サポート体制が整っているかどうかも選択基準となります。
実際にデモを使ったりお試し期間に使ったりして、使いやすいかどうかを判断しましょう。
プロジェクト管理ツールを選定する際は、自社に合ったツールを選ぶためにもいくつかのポイントを押さえた上で比較検討することが大切です。
ここではプロジェクト管理ツールを選ぶコツを紹介していきますので、参考にしてみて下さい。
特定のプロジェクトでのみ利用するのか、各プロジェクトで継続して利用するのか、プロジェクトだけでなく人事業務など全社的にも利用するのかなど利用範囲によっても選ぶべきプロジェクト管理ツールは異なります。
そのため、まず全社でのプロジェクト管理ツールの利用範囲を確認しておきましょう。一部のプロジェクトでのみ利用するのであれば、ユーザー数別に課金されるタイプのツールの方がコストを抑えられます。
逆に、全社的に利用するのであればユーザー数が多くなるため、ユーザー数無制限タイプのツールの方がコストを抑えられるでしょう。
プロジェクト管理ツールでタスク管理を行う際は、項目をしっかりと設定して運用することが大切です。しかし全て手作業で設定していくと負荷が高くなるため、あらかじめ用意されているテンプレートを活用することになるでしょう。
そのため、テンプレートが充実しているプロジェクト管理ツールを選ぶこともポイントです。プロジェクト管理ツールの中には目的に合わせてさまざまなテンプレートを用意しているツールもあるため、自社の目的に合ったテンプレートを利用できるツールを選びましょう。
プロジェクト管理ツールを導入しても、現場のメンバーが使いこなせなければ導入した意味がありません。そのため、実際に使用するメンバーのツールを扱う熟練度に合わせてツールを選ぶことも大切です。
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世の中には沢山のプロジェクト管理ツールがあり、それぞれに特徴があります。ここではそれらの中からおすすめの24製品を選び、その特徴を紹介していきます。導入時の参考にしてください。
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Redmineはオープンソースのソフトのため、誰でも無料で使えます。しかし、サポートがないため、ITの知識があまりない方には導入が難しいでしょう。
機能はタスク管理、ガントチャート、カレンダーなどの基本機能があり、必要であれば機能追加や改造といったこともできます。
Brabio!は初期費用が不要で、一部制限機能はありますがユーザー5人までなら無料で使えます。
基本機能はついていますが特にガントチャートに強みがあり、アクセスもネット環境さえあればパソコン、タブレット、スマホでできます。初期費用もかからず、小規模なら無料でつかえるため、初心者におすすめの製品です。
Wrikeは、無料で使えるフリープランから、エンタープライズプランやマーケッティング向けのプラン、プロフェッショナルサービスチーム向けのプランがあります。
ZoomやOffice関連ソフトなど、多数の外部ツールとの連携も可能なソフトです。どのプランにも無料で使えるトライアルプランがあるため、導入前に使いやすさを確認できます。
Trelloは基本的な機能を使える無料のフリープランから、エンタープライズプランまでの4プランがあります。
複数のプロジェクトを管理できるプレミアムプランには、トライアル期間があるため、この期間を使って導入の可否を検討できるでしょう。外部ツールとの連携も豊富で、単純作業は自動化できる機能もあります。
Asanaは、基本的な機能を備えた無料で使えるベーシックプランから、機能が豊富なエンタープライズプランまでの4プランがあります。
エンタープライズプラン以外は無料で使えるトライアル期間が設定されているため、使い勝手などを導入の前に確認できるでしょう。100を超える外部アプリと連携機能でき、ルーチン作業を自動化できる機能もついています。
Time Kreiは初期費用が無料のクラウド版と、カスタマイズができるオンプレミス型のシングルテナント版があります。オンプレミス型のシングルテナント版は初期費用がかかるため、注意しましょう。
Time Kreiの特徴はプロジェクト管理だけでなく、予定実績管理や分析、グループウェアなどです。1ヶ月間無料で使えるクラウド型のトライアル版があるため、利用して使い勝手などを確認してみましょう。
Jootoは、基本的な機能を備えている無料プランから、ゲスト機能がついたスタンダード、導入コンサルがついたエンタープライズの3つのプランがあります。
基本的な機能はどのプランも同じため、無料プランで使い勝手を確認しましょう。外部連携機能はGoogleカレンダー・Chatwork・Slack・CSVエクスポートの4つとなっています。
Backlogの料金プランは、スタータープランからプラチナプランの4つです。各プランには30日間の無料トライアルがあるため、導入前に使い勝手を確認できます。
ただし、スタータープランにはガントチャート機能がないため、導入時には注意が必要です。外部連携は15以上の外部アプリと連携でき、 Backlog APIを使っての連携もできます。
Jira Softwareの料金プランは、オンプレミス型とAWSを使うRickCloud、アトラシアンが運営するクラウドを使うクラウド型があります。
それぞれのプランの中にさらにいくつかのプランがあり、オンプレミスとRickCloudには無料トライアル期間が設定されているため、導入間に操作性を確認できます。基本機能の他に、3000以上のアプリとの連携も可能です。
Lychee Redmineの料金プランはクラウド型に3つ、オンプレミス型に3つあります。
クラウド型には無料で使えるフリープランがあり、他のプランにも無料トライアル期間が設定されています。操作性の確認は、これらのプランを使ってしておくと良いでしょう。
CrowdLogの料金プランは、ベーシックプランとプレミアムプランの2つがあります。
いずれのプランにも無料体験プランがあるため、導入前に操作性などを確認できます。基本的な機能以外にG SuiteとOffice 365との連携が可能です。
Stockの料金プランはフリープランとビジネスプラン、エンタープライズプランがあります。
クラウド型ですが、一部の機能はネット環境がなくても、アプリをインストールしたパソコンで操作できます。
Paceは初期費用がかからず、30日間の無料トライアルと1人あたり550円／月のプランがあります。
無料トライアル期間の機能制限はないため、この間に操作性など確認しましょう。基本的な機能以外に、利益シミュレーション機能やクラウド請求書・見積書作成ツールboardとの連携機能があります。
Taskworldの料金プランは、無料プランからオンプレミス型のエンタープライズプランプランまで、4プランあります。
無料プランに連携機能とゲスト機能はありませんが、他の機能は有料プランと変わりません。有料プランにも無料期間が設定してあるため、操作性の確認はこの期間を利用すると良いでしょう。また、多言語での使用やGoogle Drive連携などとの連携機能もあります。
Microsoft Projectの料金プランは、クラウド型及びオンプレミス型でそれぞれ4プランあります。
クラウド型のプラン1と3には試用版が設定されているため、操作性の確認をする際に利用しましょう。Microsoft Teamsと連携して、チャットやミーティングも可能です。
monday.comの料金プランには、無料の個人、ベーシック、スタンダード、プロ、エンタープライズの5プランがあります。
さまざまなテンプレートを利用できるため、自分好みのカスタマイズができるでしょう。無料のお試し期間もあり、クレジットカード入力は不要となっています。
Notionの料金プランには、無料のパーソナル、パーソナルPro、チーム、エンタープライズの4プランがあります。
個人での利用からチーム単位での利用まで対応しており、ボードやテーブルなど表示形式を自由に切り替えられます。
OBPM Neoの料金プランには、Basic Edition、Limited Edition、Enterprise Editionの3プランがあります。
PMBOKに準拠したプロジェクト管理ツールとなっており、品質やコスト、スケジュールなどのプロジェクト管理に必要な機能が網羅されています。
Bitrix24の料金プランには、Free、Basic、Standard、Professional、Enterpriseの5プランあります。
Bitrix24は業務とコミュニケーションに関するさまざまな機能を備えているため、プロジェクトの全容を把握しながらプロジェクトを遂行できます。
MA-EYESの料金は要見積もりとなっています。MA-EYESでは、プロジェクト型機能向け、広告業界企業向けにそれぞれ適した機能を提供しています。また、無料トライアルも利用可能です。
Reforma PSAの料金プランは、販売、購買、勤怠、経費、セキュリティOPなど機能や、利用人数によって異なります。公式サイトには利用料金のシミュレーションもあるため、導入した場合、どのくらいの費用がかかるのかすぐにわかります。
NI Collabo 360の料金プランは、クラウドであれば月額360円という低価格です。ライセンス購入で利用できるパッケージ版もあります。初期費用は無料で、クラウドであれば5ユーザーで契約することが可能です。
クラウドERP ZACの料金プランは、初期費用と月額費用が必要な月額ライセンス利用型となっています。具体的な金額は機能や人数規模によって異なるため、問い合わせが必要になります。
Brushupの料金プランには、ENTRY、LIGHT、STANDARD、ENTERPRISEなどのプランがあります。ENTRYであれば無料で利用することが可能です。
プロジェクト管理では、原価情報や勤怠情報も入れることになりますが、これらの情報は他のシステムで使われていたり、詳細な管理が行われていたりします。このため二重入力を防ぐために、これらのシステムと連携させると効率的に運用できるでしょう。
プロジェクト管理ツールの導入時に必要なものは、現状の問題点を洗い出し、関係各所に協力をお願いして必要な機能を決め、それに合った管理ツールを選択することです。選択したら、メンバーに使ってもらえるように環境を整えましょう。
管理ツールの導入が目的化しないように注意しながら、プロジェクト管理が効率的になるよう進めましょう。
管理ツールの導入時には、利用方法などをメンバー全員に伝えて、全員が使えるような環境にします。また、使うことのメリットを理解してもらい、積極的に使ってもらうよう推進しましょう。
管理ツールに必要なデータがすでにあれば、データの移行作業をしておきます。すべての機能を最初から使うのではなく、効果が大きそうな機能から使い始めて、慣れたところで使える機能を増やしながら導入していきましょう。
ベンダーが推進化支援サービスを行っている場合は、利用するのも有効な手段です。
プロジェクト管理ツールは非常に便利なツールですが、導入する場合はいくつか気を付けておきたいポイントがあります。
ここでは最後に、プロジェクト管理ツールの導入時に気を付けることについて解説していきます。
プロジェクト管理ツールの導入は、ITツールの扱いに慣れていない人にとってはそれ自体がハードルになるケースがあります。そのため、導入の際には十分な教育期間を用意してツールへの理解を深めることが大切です。
プロジェクト管理ツールを導入する際には、これまでのプロジェクトの実態を明確に把握し、スケジュール管理を行いながら遂行していくことが大切です。
導入作業が遅延しないように、まずは期限を設定してから逆算して導入スケジュールを決めていきましょう。
プロジェクト管理ツールを導入する場合、運用ルールを明確化することは非常に重要です。メンバー全員がプロジェクトの状況を把握できるように、運用ルールを明確化してルールに則ってツールを利用できるようにしましょう。
コストカットなどの導入効果がなければ、プロジェクト管理ツールを継続的に利用する意味はありません。そのため、プロジェクト管理ツールの導入効果は定期的に評価し、柔軟に経営判断を行えるようにしましょう。
プロジェクト管理ツールは入力すべき情報が多く、運用が定着しないケースもあります。そのため、入力チェック機能などを利用して、ツールの運用が安定しているか定期的に評価する体制を整備しましょう。
プロジェクト管理ツールは、チームで仕事する際に進捗状況やメンバーのタスク状況などを理解して、プロジェクト管理を効率的にしたい人におすすめです。
管理ツールを使えば、タスクや進捗状況をガントチャートなどで視覚化でき、情報共有やファイル共有もできます。リマインダー機能は期限が近付くと通知してくれるため、忘れることが少なくなります。
今回紹介した内容を参考に、自社に合うプロジェクト管理ツールの導入を検討してみましょう。
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2007年設立のシステム開発会社。首都圏を中心にWeb・IT関連事業、コンサルティングサービス、人材派遣サービスなどを展開。 SES事業や受託開発などを中心にノウハウを蓄積しながら、関連事業へとビジネスの裾野を広げています。
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